Podstata jednoduchého účtovníctva (JÚ)
Jednoduché účtovníctvo (JÚ) je účtovná sústava zameraná na evidenciu peňažných tokov a súvisiacich ekonomických skutočností u malých podnikateľov a vybraných subjektov. Jeho jadrom je hotovostný princíp – príjmy a výdavky sa spravidla uznávajú pri inkase/úhrade, pričom sa vedie doplnková evidencia pohľadávok, záväzkov, zásob a dlhodobého majetku. Cieľom je poskytnúť verný obraz o peňažnej situácii a zároveň podklady pre daňové priznanie a manažérske rozhodovanie.
Základné knihy a pomocné evidencie v JÚ
| Kniha / evidencia | Účel | Typické položky |
|---|---|---|
| Peňažný denník | Záznam všetkých príjmov a výdavkov v členení pre daňové účely | Tržby, prijaté úhrady, nákupy, mzdy, odvody, režijné výdavky |
| Kniha pohľadávok | Evidencia vystavených, no dosiaľ neinkasovaných faktúr | Odberatelia, dátumy splatnosti, čiastočné úhrady, dobropisy |
| Kniha záväzkov | Evidencia prijatých a neuhradených faktúr | Dodávatelia, splatnosť, zálohy, ťarchopisy |
| Kniha zásob | Množstvo a ocenenie materiálu, tovaru, prípadne výrobkov | Príjemky, výdajky, inventúrne súpisy, preceňovanie |
| Pokladničná kniha | Detailné hotovostné operácie | Príjmové/výdavkové pokladničné doklady, zostatok |
| Bankové výpisy | Evidencia bezhotovostných pohybov | Inkaso, platby, poplatky, úroky |
| Kniha dlhodobého majetku | Evidencia obstarania, zaradenia, technického zhodnotenia a odpisov | Hmotný/nehmotný majetok, odpisové skupiny, inventárne čísla |
Peňažný denník: štruktúra a členenie
Peňažný denník je centrálnou účtovnou knihou JÚ. Odporúčaná štruktúra stĺpcov:
- Datum, číslo dokladu, popis operácie, príjmy (členené: tržby, iné príjmy, úvery/pôžičky, vklady), výdavky (nákup tovaru/materiálu, služby, mzdy a odvody, dane a poplatky, splátky úverov, režijné náklady), DPH (ak je platiteľ), poznámka, saldo.
- Pre účely dane z príjmov je vhodné oddeliť daňovo uznateľné a nedaňové výdavky (napr. pokuty, zmluvné penále sú nedaňové).
Princíp uznávania: príjmy a výdavky
- Príjmy sa účtujú pri skutočnom prijatí peňazí (hotovosť/banka) – napr. inkaso faktúry, tržby z ERP, prijatá záloha.
- Výdavky sa účtujú pri skutočnej úhrade – platba dodávateľskej faktúry, výplata mzdy, odvod poistného, nákup tovaru za hotovosť.
- Výnimky a korekcie: kurzové rozdiely pri inkase/úhrade v cudzej mene, preddavky, zápočty; úpravy pri inventarizačných rozdieloch zásob.
Evidencia pohľadávok a záväzkov
Aj keď daňový základ v JÚ vychádza primárne z inkasa/úhrady, evidencia neinkasovaných pohľadávok a neuhradených záväzkov je kľúčová pre cash-flow, vymáhanie a inventarizáciu.
- Pohľadávky: pri vystavení faktúry sa zapíše do knihy pohľadávok (bez vplyvu na príjem). Pri inkase prebehne zápis do peňažného denníka a súčasne sa pohľadávka zníži.
- Záväzky: pri prijatí faktúry sa zapíše do knihy záväzkov. Pri úhrade vzniká výdavok a záväzok sa zníži.
- Dobropisy/ťarchopisy: evidovať k pôvodnému dokladu; pri inkase/úhrade upraviť peňažný denník.
Účtovanie zásob v JÚ: spôsoby a prax
Zásoby v JÚ možno evidovať dvoma hlavnými spôsobmi (výber prispôsobiť povahe podnikania a požiadavkám kontroly):
- Spôsob A (priebežná evidencia zásob): materiál a tovar sa evidujú priebežne na príjemkách/výdajkách v množstve a cene. Do peňažného denníka sa nákup premieta ako výdavok neovplyvňujúci ZD (ak sa používa prepojenie) a spotreba/predaj zásob ako výdavok ovplyvňujúci ZD cez uzávierkové operácie (závisí od uplatnenej metodiky). V praxi JÚ je častejší jednoduchší prístup – pozri Spôsob B.
- Spôsob B (jednoduchší – nákup = výdavok): nákup zásob sa zaúčtuje priamo do výdavkov ovplyvňujúcich základ dane pri ich úhrade. Na konci obdobia sa inventarizuje zostatok zásob a vytvorí sa úprava základu dane (zníženie výdavkov o prírastok zásob, resp. zvýšenie o úbytok). Tento prístup je v JÚ rozšírený pre svoju jednoduchosť.
Poznámka: Podrobnosti členenia a daňových úprav závisia od aktuálnych predpisov; metodiku je potrebné zosúladiť s internou smernicou a daňovým poradcom.
Ocenenie zásob: FIFO a vážený aritmetický priemer
- FIFO (first in, first out): výdaj sa ocení cenou najstarších vrstiev. Praktické pri stabilných cenách a jednoduchšej evidencii vrstiev.
- Vážený priemer: pri každom príjme sa prepočíta priemerná cena zásoby; výdaj sa ocení aktuálnym priemerom. Znižuje citlivosť na cenové skoky.
- Špecifická identifikácia: pre položky s unikátnou cenou (kusové zásoby, drahé komponenty).
Inventarizácia zásob a inventúrne rozdiely
- Fyzická inventúra (počítanie, váženie, meranie) + inventúrne súpisy; porovnanie so stavom v knihe zásob.
- Vyčíslenie manká a prebytky v množstve a cene (podľa zvolenej oceňovacej metódy).
- Účtovné a daňové vysporiadanie rozdielov (manká nad normu spravidla nedaňové, prebytky ako ostatné príjmy).
- Aktualizácia interných noriem spotreby, bezpečnostných zásob a opatrení proti stratám.
Účtovanie príjmov: tržby, iné príjmy a finančné operácie
- Tržby z predaja tovaru/služieb: zápis do peňažného denníka pri inkase (hotovosť, banka). Pri platiteľoch DPH sa sleduje základ a daň.
- Iné príjmy: dobropisy prijaté v hotovosti, náhrady škôd, poistné plnenia, dotácie (v členení podľa účelu a daňového posúdenia).
- Finančné príjmy: úroky, kurzové zisky pri inkase cudzej meny, prijaté pôžičky/úvery (ako príjem neovplyvňujúci základ dane).
Účtovanie výdavkov: prevádzka, mzdy, dane a financovanie
- Prevádzkové výdavky: nákup materiálu a tovaru, služby (energie, nájom, telekomunikácie, doprava), opravy a údržba, marketing.
- Mzdové a personálne: hrubé mzdy (výdavok pri úhrade), odvody zamestnávateľa, cestovné náhrady (v súlade s internou smernicou), stravovanie.
- Dane a poplatky: daň z motorových vozidiel, správne poplatky; daň z príjmov a prípadné zmluvné pokuty spravidla nedaňové.
- Finančné výdavky: úroky, bankové poplatky; splátky istiny úverov sú výdavky neovplyvňujúce základ dane.
DPH v prostredí JÚ (stručne)
- Platitelia DPH vedú záznamové povinnosti DPH (evidencia faktúr, daňových dokladov, pokladničných dokladov) oddelene od peňažného denníka.
- Do peňažného denníka sa účtujú skutočne zaplatené/inkasované sumy; pre daň z príjmov sa pracuje so základmi bez DPH (pri platiteľoch) v súlade s metodikou.
- Osoby v oslobodených režimoch alebo neplatitelia DPH posudzujú príjmy a výdavky v celkovej sume.
Príklady účtovných zápisov v JÚ
| Operácia | Knihy / Evidencie | Zápis do peňažného denníka | Poznámka |
|---|---|---|---|
| Vystavenie faktúry odberateľovi | Kniha pohľadávok | Žiadny (až pri inkase) | Evidovať sumu, splatnosť, DPH (ak platiteľ) |
| Inkaso faktúry na účet | Bankový výpis, Kniha pohľadávok | Príjem – tržby (základ dane); DPH zvlášť v evidencii DPH | Znížiť pohľadávku |
| Prijatá faktúra za tovar | Kniha záväzkov, Kniha zásob | Žiadny (až pri úhrade) / Spôsob B: pri úhrade ako výdavok OZD | Príjemka zásob |
| Úhrada dodávateľskej faktúry | Bankový výpis, Kniha záväzkov | Výdavok – nákup tovaru/služby | Znížiť záväzok |
| Mzdy a odvody | Mzdová agenda, Bankový výpis | Výdavok – mzdy; výdavok – odvody | Oddeliť odvody zamestnávateľa a zrazené preddavky |
| Nákup za hotovosť (PHM) | Pokladňa, Peňažný denník | Výdavok – služby/PHM | Výdavok evidovať s prihliadnutím na súkromné použitie |
| Inventúrny prebytok zásob | Inventúrny súpis, Kniha zásob | Príjem – ostatné príjmy (uzávierka) | Oceniť FIFO/priemerom |
| Inventúrne manko nad normu | Inventúrny súpis, Kniha zásob | Výdavok – nedaňový (uzávierka) | Riešiť zodpovednosť, škodu |
Dlhodobý majetok v JÚ: zaradenie a odpisy
- Obstaranie majetku je spravidla výdavok neovplyvňujúci základ dane (pri úhrade). Do daňových výdavkov vstupujú odpisy podľa odpisových skupín a zvolenej metódy.
- Evidovať dátum zaradenia, vstupnú cenu, technické zhodnotenie, vyradenie (predaj, likvidácia), inventárne čísla a umiestnenie.
- Pri predaji majetku je príjem zdaniteľný a zostatková cena môže byť daňovým výdavkom podľa pravidiel.
Hotovosť, banka a vnútorné kontroly
- Pokladničná disciplína: očíslované doklady, denné uzávierky, povolené limity hotovosti.
- Bankové zmierovanie (reconciliácia): pravidelné párovanie bankových výpisov s peňažným denníkom a knihami pohľadávok/záväzkov.
- Segregácia povinností: oddeliť vystavenie faktúr, príjem platieb, schvaľovanie a zaúčtovanie.
Cudzie meny, kurzové rozdiely a preddavky
- Cudzie meny: pri inkase/úhrade účtovať v EUR podľa kurzu; kurzový zisk/strata ako finančný príjem/výdavok (pri peňažnej operácii).
- Preddavky: prijaté preddavky – príjem (spravidla ovplyvňujúci ZD v čase prijatia); poskytnuté preddavky – výdavok (spravidla ovplyvňujúci ZD v čase úhrady) s väzbou na následnú fakturáciu/dodanie.
Interné smernice a architektúra účtovania
Kvalitné JÚ stojí na interných smerniciach definujúcich: obeh dokladov, podpisové práva, triedenie výdavkov (daňové/nedaňové), metodiku zásob (FIFO/priemer, spôsob A/B), limity hotovosti, používanie služobných vozidiel, vysporiadanie súkromných výdavkov, DPH postupy a archivačné pravidlá.
Inventarizácia a uzávierka účtovného obdobia
- Inventarizovať pokladňu, banku (reconciliácia), pohľadávky, záväzky, zásoby a majetok.
- Vysporiadať inventúrne rozdiely, kurzové rozdiely, časové rozlíšenia špecifických položiek, opravy chýb.
- Vytvoriť uzávierkové zápisy v peňažnom denníku (úpravy zásob pri spôsobe B, daňové korekcie, prehľady výdavkov).
- Vypracovať prehľady pre daňové priznanie, štatistiku a manažérsky reporting (tržby podľa segmentov, marže, obrat zásob, DSO/DPO).
Manažérske využitie JÚ: od peňažného denníka k riadeniu cash-flow
- Cash-flow projekcie (týždenné/mesačné) na základe knihy pohľadávok a záväzkov; sledovanie inkasa a vyjednávanie splatností.
- Obrat zásob a marže: kombinácia knihy zásob a peňažných tokov pomáha identifikovať viazanosť kapitálu a výnosnosť produktov.
- Analýza výdavkov: rozdelenie na fixné/variabilné, identifikácia škrtateľných položiek a efektivity nákupov.
Najčastejšie chyby a odporúčané kontroly
- Nesprávne členenie výdavkov (daňové vs. nedaňové) – zaviesť predbežnú kontrolu dokladov a katalóg výdavkov.
- Chýbajúce väzby medzi peňažným denníkom a knihami pohľadávok/záväzkov – mesačná reconciliácia.
- Neaktuálna evidencia zásob – štvrťročné inventúry pre rizikové sortimenty, politika zastaranosti.
- Nedostatočná dokumentácia auto-nákladov (PHM, jazdy) – kniha jázd, interné limity.
- Neprechovávanie dokladov podľa lehoty – archivačný plán, digitalizácia a zálohovanie.
Kontrolný zoznam pred uzávierkou
- Je peňažný denník úplný, očíslovaný a bez medzier v číslovaní dokladov?
- Boli zosúladené bankové výpisy s denníkom a knihami (všetky poplatky a úroky zaúčtované)?
- Sú pohľadávky a záväzky aktualizované, s uvedenými čiastočnými úhradami a splatnosťou?
- Prebehla fyzická inventúra zásob a majetku, boli zaúčtované rozdiely?
- Sú rozlíšené daňové a nedaňové výdavky, vysporiadané cestovné náhrady a interné zúčtovania?
- Je pripravený prehľad príjmov/výdavkov podľa daňových kategórií a podklady pre daňové priznanie?
Disciplína, konzistentnosť a transparentnosť
Účtovanie príjmov, výdavkov a zásob v jednoduchom účtovníctve stojí na discipline v evidencii, konzistentnej metodike a transparentných interných smerniciach. Správne nastavený peňažný denník s prepojením na knihy pohľadávok, záväzkov, zásob a majetku poskytuje nielen spoľahlivý základ pre daňové povinnosti, ale aj cenné manažérske informácie pre riadenie cash-flow, zásob a ziskovosti. Priebežná inventarizácia, kontrolné mechanizmy a pravidelná reconciliácia minimalizujú riziko chýb a sankcií a zvyšujú dôveryhodnosť účtovníctva voči partnerom, bankám a orgánom dohľadu.
