Prečo robiť SWOT na ročné plánovanie kapacít a schopností tímu
SWOT analýza (Silné a slabé stránky, Príležitosti a Hrozby) umožňuje tímom spojiť interné kapacity a schopnosti s externými požiadavkami a zmenami. V ročnom plánovaní slúži ako most medzi stratégiou organizácie a realistickým plánom dodávok: pomáha rozlíšiť, čo tím zvládne s aktuálnymi ľuďmi a zručnosťami, kde potrebuje investície a aké vonkajšie faktory môžu rok uľahčiť či skomplikovať.
Kapacity vs. schopnosti: základné vymedzenie
- Kapacita = kvantita dostupného času a ľudí (FTE, sprint body, človekodní). Odpovedá na otázku: Koľko toho stihneme?
- Schopnosti (capabilities) = kvalita kompetencií, nástrojov a procesov (napr. cloud engineering, data science, UX research, test automation). Odpovedá na otázku: Čo vieme urobiť dobre?
SWOT rámuje kapacitu a schopnosti takto: S a W = interné (kompetencie, procesy, nástroje, dostupnosť ľudí), O a T = externé (dopyt, roadmapa firmy, regulácie, technológie, trh práce).
Ročný cyklus: kedy a ako zaradiť tímovú SWOT
- Q4 – Príprava: zber dát (výkon za uplynulý rok, využitie kapacít, KPI, spätná väzba stakeholderov), predbežná forecastová mapa dopytu.
- Q4 – Workshop SWOT: 2–3 hodiny s celým tímom a kľúčovými stakeholdermi; cielená facilitácia na kapacity a schopnosti.
- Q4 – TOWS syntéza: návrh stratégií (nábor, upskilling, automatizácia, outsourcing, zmena procesu).
- Q1 – Plán: rozpad na iniciatívy, majiteľov, rozpočty a KPI; prepojenie na OKR a roadmapu.
- Q2–Q4 – Revízie: štvrťročné mini-SWOT (30–45 min) na úpravu priorít podľa reality.
Dáta pred workshopom: čo potrebujete na kvalitnú diskusiu
- Využitie kapacít: velocity/trend, priemerné zaťaženie, percento plán vs. neplán, absencie.
- Kvalita a prietok: lead time, cycle time, počet defektov, rework, zdržania na handoffoch.
- Schopnosti: aktuálna skills matica (seniorita, kritické kompetencie, single-point-of-failure miesta).
- Externé vstupy: požiadavky z produktovej stratégie, audit compliance, zmeny technológií, dostupnosť kandidátov na trhu.
Struktúra tímovej SWOT: čo presne zapisovať
- S – Silné stránky: nadpriemerné kompetencie, stabilná velocity, automatizované testy, dobrá doména, nízka fluktuácia.
- W – Slabé stránky: chýbajúce kľúčové zručnosti, preťaženie seniorov, technický dlh, nevyhovujúci tooling.
- O – Príležitosti: investície do platformy, interné programy upskillingu, synergické projekty, nové nástroje.
- T – Hrozby: hiring freeze, regulácie, rast dopytu bez rozpočtu, konkurenčná vojna o talent, závislosť na dodávateľovi.
Vážená SWOT: od zoznamu k prioritám
Aby bola SWOT akčná, používajte váhy a skóre dopadu. Každej položke priraďte význam (0–1) a dopad (−3 až +3). Výpočet priority = význam × dopad. Získate zoradený rebríček, ktorý napojíte na rozhodnutia.
| Položka | Typ | Význam | Dopad | Priorita | Dôkaz |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatizované testy pokrývajú 75 % kritických tokov | S | 0.7 | +3 | 2.1 | Test coverage report |
| Chýba senior Data Engineer | W | 0.9 | -3 | -2.7 | Skills matica, backlog |
| Program interného upskillingu | O | 0.6 | +2 | 1.2 | HR plán |
| Hiring freeze do Q2 | T | 0.8 | -2 | -1.6 | Fin plán |
TOWS pre kapacity a schopnosti: preklad do stratégií
- SO (využitie silných stránok na príležitosti): ak máte vysokú testovaciu automatizáciu (S) a dostupný upskilling program (O), zrýchlite cross-skilling front-end ↔ back-end.
- WO (odstránenie slabín cez príležitosti): chýbajúce dátové zručnosti (W) riešte interným bootcampom (O), s konkrétnym KPI pre počet certifikovaných členov.
- ST (obrana silnými stránkami proti hrozbám): vysoká DevOps maturita (S) znižuje riziko dodávok pri hiring freeze (T) vďaka infra-automatizácii.
- WT (redukovanie rizika pri slabinách a hrozbách): ak chýbajú seniori (W) a je hiring freeze (T), zrevidujte roadmapu a defenzívne odložte nízke ROI iniciatívy.
Forecast dopytu a scenáre: bez toho sa kapacita plánuje naslepo
- Základný scenár: plánované iniciatívy a BAU (run-the-business).
- Optimistický scenár: ak prehrá zásadná ponuka/partnerstvo – čo to spraví s kapacitami?
- Defenzívny scenár: škrty, oneskorené schválenia, regulácie.
Každému scenáru priraďte odhadované capex/opex, FTE a kritické schopnosti. SWOT potom pomenuje, čo je potrebné na zvládnutie variability.
Skills matica: transparentnosť schopností
| Kompetencia | Junior | Mid | Senior | Single Point of Failure? | Plán rozvoja |
|---|---|---|---|---|---|
| Cloud (IaC) | 2 | 3 | 1 | Áno | Mentoring, rotácia on-call |
| Data Engineering | 1 | 1 | 0 | Áno | Bootcamp Q1–Q2 |
| UX Research | 0 | 2 | 1 | Nie | Externé projekty |
| Test Automation | 1 | 3 | 2 | Nie | Pokrytie kritických tokov 90 % |
Portfólio prác: vyrovnávanie prietoku a zaťaženia
- Mix typu práce: new features vs. udržiavanie vs. technický dlh vs. experimenty (napr. 50/25/20/5).
- Limity rozpracovanosti (WIP): predchádzanie preťaženiu a multitaskingu, ktorý znižuje reálnu kapacitu.
- Handover riziká: SWOT identifikuje úzke hrdlá (napr. QA, bezpečnostné review) a navrhuje protiopatrenia.
Rozhodovacie mechanizmy: RACI a governance
| Rozhodnutie | R (Responsible) | A (Accountable) | C (Consulted) | I (Informed) | KPI |
|---|---|---|---|---|---|
| Upskilling program | Engineering Manager | Director of Eng | HR, Tech Leads | Produkt | % kompetenčných medzier |
| Outsourcing | Delivery Lead | CIO | Legal, Finance | Tím | Lead time, náklady/FTE |
| Prioritizácia roadmapy | Product Owner | VP Product | Architekt, Finance | Stakeholderi | WSJF/ROI skóre |
Merateľné výsledky: KPI pre kapacitu a schopnosti
- Kapacity: plánované vs. skutočné FTE/hodiny, stabilita velocity, percento neplánovanej práce.
- Schopnosti: pokrytie automatizácie, počet cross-skilled členov, zníženie SPOF pozícií.
- Výkon: lead time, time-to-market, kvalita (defects/klient), NPS interných stakeholderov.
Agenda 2,5-hodinového workshopu SWOT pre tím
- 10 min – Ciele workshopu, pravidlá (dôkazy > názory, timeboxy).
- 25 min – Rýchly prehľad dát (KPI, skills matica, dopytové scenáre).
- 40 min – Tímová produkcia S/W/O/T (tiché písanie → zhlukovanie → pomenovanie).
- 25 min – Váženie a bodovanie (význam × dopad) a zoradenie top 5 faktorov.
- 30 min – TOWS: návrh 3–5 stratégií pre rok (nábor, upskilling, tooling, outsourcing, proces).
- 20 min – Preklad na OKR/Init: majitelia, metriky, kvartálne míľniky.
Šablóna akčného výstupu (OKR/Init)
| Iniciatíva | Typ | Majiteľ | KPI | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bootcamp Data Engineering | Upskilling | Tech Lead | 3 certifikácie, SPOF=0 | Curriculum | Pilot | Roll-out | Retrospektíva |
| Test Automation 90 % kritických tokov | Tooling | QA Lead | Coverage 90 %, Defects −30 % | Audit | Implementácia | Stabilizácia | Audit 2 |
| Refocus roadmapy podľa WSJF | Proces | PO | Lead time −20 % | Scoring | Prioritizácia | Monitoring | Re-score |
Príklad mini-case: produktový tím v raste
- SWOT: S – silná infra a CI/CD; W – slabý výskum používateľov; O – firemný rozpočet na zákaznícke interview; T – náborové moratórium Q1–Q2.
- TOWS: WO – zaviesť UX research guildu z existujúcich členov + tréning; ST – využiť CI/CD na rýchle experimenty bez navyšovania headcountu.
- Plán: 12 týždňov testovania hypotéz (min. 2 experimenty/mes.), 10 hlbokých rozhovorov/štvrťrok, KPI: konverzia onboarding +15 %.
Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť
- „Zoznam bez priorít“: vždy používajte váhy a dopad, inak sa tím rozptýli.
- Miešanie interných a externých faktorov: disciplinovane oddeľte S/W od O/T.
- Bez dôkazov: každá položka musí mať dátový alebo pozorovací dôkaz.
- Neprenos do plánu: SWOT bez TOWS a OKR je len cvičenie na tabuli.
- Jednorazovosť: plán bez kvartálnych revízií nereflektuje realitu.
Checklist pre modernú tímovú SWOT v ročnom plánovaní
- Máme aktuálne dáta o kapacitách, kvalite a dopyte?
- Sú faktory oddelené na interné (S/W) a externé (O/T)?
- Prebehlo váženie a bodovanie s jasným rebríčkom priorít?
- Vznikli 3–5 TOWS stratégií s majiteľmi a KPI?
- Sú iniciatívy prepojené na OKR a kvartálne míľniky?
- Je naplánovaná štvrťročná mini-SWOT a reporting KPI?
Zhrnutie: SWOT ako praktický mechanizmus rozhodovania o kapacite a schopnostiach
Tímová SWOT pre ročný horizont má hodnotu vtedy, keď sa opiera o dáta, vedie k priorizovaným rozhodnutiam a plynule sa prekladá do plánov kapacít, rozvoja schopností a úprav portfólia práce. V kombinácii s TOWS, skills maticou, scenármi dopytu a riadením podľa KPI sa z nej stáva živý mechanizmus riadenia dodávok – nie jednorazová tabuľka, ale cyklus, ktorý zvyšuje predvídateľnosť aj udržateľné tempo tímu.
