Podklady pre účtovníka

Prečo sa oplatí pripraviť podklady pre účtovníka systematicky

Dobre pripravené podklady šetria čas, znižujú riziko chýb a pokút a zároveň umožňujú účtovníkovi venovať sa analytickej práci (optimalizácia daní, cash-flow, marží), nie haseniu nedostatkov v dokladoch. Cieľom tohto checklistu je dať vám praktický, použiteľný návod na mesačnú aj ročnú prípravu podkladov pre účtovníctvo – pre živnostníkov (SZČO), malé s. r. o. aj neziskové subjekty.

Všeobecné zásady a „hygiena“ dokladov

• Úplnosť – dodajte všetky doklady za obdobie (príjmy, výdavky, bankové výpisy, zmluvy). „Chýbajúce 2 účtenky“ často rozhodnú o správnom zdanení.
• Chronológia – triedenie podľa mesiaca a dátumu (napr. 2025-01, 2025-02…). V rámci mesiaca bankové a pokladničné doklady v poradí dátumov.
• Prepojenie – k faktúre priložte objednávku, dodací list, zmluvu; k preplatkom/dobropisom aj pôvodnú faktúru.
• Čitateľnosť – skeny PDF/JPG v dobrej kvalite, jeden doklad = jeden súbor (alebo viacstranové PDF). Nefotografujte pokrčené účtenky pod uhlom.
• Identifikácia – každý doklad označte názvom súboru podľa vzoru: 2025-03-15_FV_20230045_Dodavatel_1200EUR_DPH.pdf.
• Firemné vs. súkromné – oddeľte striktne; pri kombinovanom použití doplňte percentá alebo počet km/hodín.
• Schvaľovanie – interný „OK“ (napr. parafa alebo schvaľovací e-mail) k nákupom nad limit.

Checklist pre príjmové doklady

• Vystavené faktúry – sekvenčné číslovanie, dátum dodania, správne IČO/DIČ/DPH, predmet plnenia, sadzba DPH. Priložte dodacie listy, potvrdenia o prevzatí, zmluvu.
• Účtenky z eKasy/POS – denné/mesačné uzávierky, prehľady tržieb, exporty zo systému (CSV/PDF).
• Príjmy bez faktúry – granty, dotácie, dary; uveďte účel a podmienky čerpania (zmluvy, rozhodnutia).
• Dobropisy – väzba na pôvodnú faktúru, dôvod (reklamácia, vrátenie tovaru).

Checklist pre výdavkové doklady

• Prijaté faktúry – kontrola náležitostí (IČO/DIČ/DPH, dátum dodania, sadzba DPH, mena), účel nákupu (poznámka, projekt, zákazka).
• Pokladničné doklady – palivo, parkovné, drobný nákup; k palivu uveďte vozidlo a účel jazdy (pracovné/súkromné %).
• Predplatné a licencie – ročné/mesačné, automatické platby, priložiť zmluvy a faktúry (Google, Microsoft, SaaS).
• Telekom a internet – rozpis; pri kombinovanom využití percento podnikania.
• Leasing/úvery – splátkové kalendáre, poistky, zápis o zaradení majetku, protokoly o prevzatí.
• Reprezentácia – oddeliť (spravidla nedaňové náklady). Označiť „REPR“.

Bankové účty, platby a pokladňa

• Bankové výpisy – za každý účet úplná mesačná sada vo formáte PDF + CSV/MT940 (ak je k dispozícii), vrátane opisov platieb.
• Karty – výpisy + doklady k transakciám; označiť držiteľa karty.
• Pokladňa (hotovosť) – pokladničná kniha, príjmové/výdavkové doklady, fyzická inventúra k poslednému dňu mesiaca.
• Platby v cudzej mene – bankové kurzové lístky alebo informácia o použitom kurze; poplatky za konverziu.

Majetok, odpisy a inventarizácia

• Hmotný majetok – faktúry, protokol o zaradení, odpisový plán (ak existuje), číslo inventárneho štítku.
• Nehmotný majetok – softvér, licencie s dlhodobým využitím, vývojové náklady (podklady k aktivácii, dokumentácia projektu).
• Drobný majetok – interné limity na jednorazové náklady vs. evidenciu.
• Inventúra – skladové karty, inventúrne súpisy, rozdiely a inventarizačné zápisy.

Mzdy, HR a dohody

• Pracovné zmluvy/dohody – aktuálne verzie, dodatky, ukončenia, tarify, benefity.
• Dochádzka a odmeny – prehľady hodín, schválené odmeny, cestovné príkazy a vyúčtovania.
• PN, OČR, materská – potvrdenia, dátumy; dopady na odvody.
• Exekúcie a zrážky – rozhodnutia, komunikácia so správcami.
• Školenia a stravné – lístky/karty vs. finančný príspevok, interné smernice a nároky.

DPH a súvisiace evidencie (ak ste platiteľ)

• Evidencia DPH – členenie základ/dane, sadzby, oslobodenia, prenos daňovej povinnosti.
• Kontrolný výkaz a súhrnné výkazy – exporty z fakturačného systému, označenie transakcií do EÚ (dodania, služby).
• OSS/IOSS (e-commerce) – registrácie, reporty, členenie podľa štátov spotreby.
• Intrastat – ak prekračujete limity; podklady k fakturácii a doprave (Incoterms, váha, kódy KN).

Cestovné náhrady a služobné cesty

• Cestovné príkazy – pred cestou schválené, s miestom, účelom, dopravou, zálohami.
• Vyúčtovanie – časy odchodu/príchodu, pásma diét, krátenia za jedlá, letenky/lístky/hotelové účty, parkovné, mýto.
• Vozidlá – kniha jázd, rozpis paliva, rozlíšenie firemných/súkromných km, sadzby náhrad pri súkromnom aute.

Zmluvy, pôžičky, leasing a iné záväzky

• Úvery a leasingy – zmluvy, splátkové kalendáre, úrokové výpisy, poistenie predmetu, zostatky k dátumu.
• Pôžičky spoločníkov – zmluvy o pôžičke, úročenie, splátky, prevodovky.
• Nájmy a prenájmy – zmluvy, dodatky, indexácie, rozpis nákladov (energie, služby), IFRS/lease účtovanie (ak relevantné).
• Obchodné zmluvy – rámcové zmluvy s dodávateľmi/odberateľmi, SLA, penalizácie.

Špecifiká pre SZČO (živnostníkov)

• Paušálne vs. skutočné výdavky – informujte účtovníka o zvolenej metóde a prípadnej zmene v roku.
• Evidencia príjmov a výdavkov – jednoduché účtovníctvo alebo daňová evidencia; hotovosť a banka kompletne.
• Majetok – zaradenie/n vyradenie, súkromné používanie (percentá), odpisový plán.
• Príspevky do II./III. piliera, poistenia – podklady pre uplatnenie v daňovom priznaní (limity, potvrdenia).

Špecifiká pre s. r. o. a neziskové subjekty

• Účtovná závierka – podpisy štatutára, zverejnenie v registri, správa audítora (ak povinný audit).
• Valné zhromaždenie – zápisnica o schválení účtovnej závierky, rozdelení zisku/úhrade straty, vyplatení dividend.
• Transferové oceňovanie – transakcie so spriaznenými osobami, dokumentácia (basic/local file) podľa prahu.
• Granty a dotácie – rozhodnutia, účelové viazanie, prehľad čerpania a vyúčtovanie.

Digitálne odovzdanie podkladov: odporúčaný adresár a formáty

 /2025 /01 /PRIJMY (vystavené faktúry, eKasa) /VYDAVKY (prijaté faktúry, bločky) /BANKA (výpisy PDF + CSV) /POKLADNA (doklady + kniha) /MZDY (dochádzka, zmeny zmlúv) /CESTOVNE (príkazy, vyúčtovanie) /ZMLUVY (nové a zmenené) /02 ... /ROCNIK (inventúry, odpisy, zostatky, valné) 

• Formáty – PDF (doklady), CSV/MT940 (výpisy), XLSX/CSV (exporty z e-shopu/ERP), ZIP podľa mesiaca.
• Názvy súborov – dátum + typ + číslo dokladu + partner + suma + DPH/bezDPH.
• Kontrolný súbor – krátky README.txt s poznámkami (nový leasing, zmena banky, reklamácie).

Ročná uzávierka: doplnkový checklist

• Inventúry – sklad, pokladňa, majetok; inventarizačné zápisy.
• Potvrdenia z bánk – zostatky k 31.12., úroky, poplatky.
• Právne veci – spory, rezervy, opravné položky (preukázanie rizika).
• Prehľad záväzkov a pohľadávok – po splatnosti, návrhy na odpis/odhadné opravné položky.
• Rezervy a časové rozlíšenie – nevyfakturované dodávky, predplatné, energie, bonusy zamestnancom.
• Dividendy/dotácie – rozhodnutia, zrážkové dane, termíny výplat.

Najčastejšie chyby a ako im predísť

• Oneskorené dodanie – účtovník nestíha podania (DPH, KV, preddavky). Riešenie: deadline do 5. dňa nasl. mesiaca.
• Nejasný účel – chýba projekt/zakázka; neskôr sa ťažko priraďuje. Riešenie: poznámka na doklade alebo v sprievodnom XLS.
• Miešanie súkromných nákupov – dorátava sa nedaňová časť a DPH. Riešenie: osobitná karta/účet na súkromné platby.
• Duplicitné doklady – scany z viacerých zdrojov. Riešenie: jediné „zdrojové“ miesto, verzovanie.
• Neúplné bankové výpisy – chýbajú strany s poplatkami. Riešenie: kompletné PDF/CSV priamo z banky.

Komunikačný protokol s účtovníkom

• Deadliny – mesačné podklady do 5. dňa; ročná uzávierka do 31.1. (príklad – dohodnite sa konkrétne).
• Kanály – zabezpečené úložisko (DMS), nie e-mailové prílohy nad 10 MB.
• Otázky a schvaľovanie – ticketing alebo komentár v DMS; SLA na odpovede 48 hodín.
• Zmeny v podnikaní – informujte vopred (nový produkt, zahraničný obchod, zamestnanci), aby sa nastavili procesy (DPH, Intrastat, OSS).

Mini-checklist (mesačný „one-pager“ na vytlačenie)

Tipy na zefektívnenie: nástroje a automatizácia

• DMS a skenovacie aplikácie – mobilná appka s OCR, automatické rozpoznanie dodávateľa, sumy, DPH.
• Bank feed – priame napojenie banky do účtovníctva (CSV/MT940 alebo API); minimalizuje manuálny import.
• Integrácia e-shop/ERP – pravidelný export faktúr a skladových pohybov (denne/týždenne/mesačne).
• Šablóny a smernice – interné pravidlá pre názvy súborov, limity schvaľovania, kategórie nákladov (účtovný rozvrh „pre ľudí“).

Zhrnutie: pripravený klient = kvalitnejšie účtovníctvo

Ak dodáte úplné, čitateľné a prepojené podklady v pravidelnom režime, účtovník sa môže sústrediť na to podstatné – správnosť, optimalizáciu a reporting. Využite tento checklist ako interný štandard. Už po prvom mesiaci zistíte, že disciplína v dokladoch znamená menej stresu, lepšie rozhodovanie a nižšie riziká pri kontrolách.