Prečo kapacitný plán obchodného tímu rozhoduje o raste
Kapacitný plán obchodného tímu je spojenie dvoch svetov: headcountu (počet ľudí a ich mix rolí) a quóty (cieľového predaja/príjmu na osobu). Bez racionálneho prepojenia týchto veličín vzniká buď „poddimenzovaná“ organizácia s nevyužitým dopytom, alebo predimenzovaný tím, ktorý páli cash a eroduje morálku. Cieľom tohto článku je poskytnúť praktický, číslami riadený rámec pre plánovanie kapacity, ktorý spája pipeline, konverzie, rampovanie a jednotkovú ekonómiu do udržateľnej hiring a quota stratégie.
Hlavné pojmy a definície
- Headcount (HC): počet FTE v obchode (AEs, SDR/BDR, SE, AM/CSM, manažéri).
- Quota (Q): ročný alebo kvartálny cieľ na osobu (napr. € prírastkového ARR / kvartál).
- Capacity (C): súčet dosiahnuteľnej produkcie daného mixu ľudí v čase po zohľadnení rampu a attrície.
- Ramp: čas do plnej produktivity (napr. 3–6 mesiacov) a tvar krivky (lineárny, S-krivka).
- Coverage: pomer medzi plánovanou kapacitou a cieľom (C / plán = cieľ >= 1,1–1,3 na bezpečnú rezervu).
- Pipeline coverage: hodnota aktívnych príležitostí ku kvóte (typicky 3–5× podľa dĺžky cyklu a win-rate).
- Productivity per rep: historický alebo modelovaný výstup na AE/BDR (median vs. top quartile).
- Sales motion: typ predaja (PLG, inbound, outbound, partner, enterprise), ktorý determinuje mix rolí a dĺžku cyklu.
Top-down vs. bottom-up: dve strany tej istej mince
- Top-down: vychádzate z firemného cieľa (napr. +€12M novo získaného ARR) → odvodenie potrebnej kapacity pri daných priemeroch produktivity, win-rate a ACV.
- Bottom-up: skladáte produkciu z aktivít (leady → meetingy → opportunity → win) a historických koeficientov. Validujete, či marketing/demand dokáže dodať potrebný objem.
Správny plán kombinuje oba pohľady: top-down stanoví ambíciu a finančnú hranicu; bottom-up overí realizovateľnosť a ukáže úzke hrdlá (leady, kvalita, kapacita SE, implementácia).
Základné rovnice kapacity
- Kapacita AEs (kvartál):
C_AE = Σ (Quota_i × RampFactor_i × Attendance_i)
kde RampFactor je priemerna produktivita v danom kvartáli (napr. Q1: 40 %, Q2: 70 %, Q3: 90 %, Q4: 100 %), Attendance zohľadňuje práceneschopnosť/dovolenky (typicky 0,95). - Požadovaný AE headcount:
HC_AE = Plánovaný_príjem / Očakávaná_kvóta_na_AE_po_rampe. - Potrebná pipeline (P) ku kvóte:
P = (Kvóta / WinRate). Pri viackrokovej konverzii:P_inflow = Kvóta / (ACV × WinRate × OpportunityRate × MeetingRate). - BDR staffing k meeting cieľu:
HC_BDR = Cieľ_meetingov / (Meetingy_na_BDR × Ramp).
Modelovanie rampu: rýchlosť vs. riziko
Noví AE dosahujú plnú kvótu až po 3–6 mesiacoch. Štandardná lineárna aproximácia:
| Mesiac | Produktivita k plnej kvóte | Poznámka |
|---|---|---|
| M1 | 0–20 % | Onboarding, shadowing, produkt |
| M2 | 30–50 % | Prvé pipeline, krátke obchody |
| M3 | 60–80 % | Stredný cyklus, validácia fitu |
| M4+ | 90–100 % | Plná kvóta, vlastná kniha |
S-krivka je realistickejšia (pomalší štart, rýchlejší stred, dobeh), no na plánovanie stačí konzervatívny lineárny model s ramp kreditmi a jasnými exit kritériami (PIP) po 2–3 kvartáloch, ak rep výrazne zaostáva.
Headcount mix: AE, SDR/BDR, SE, AM/CSM a management
- AE : BDR – typicky 1:1 až 1:3 podľa zdroja dopytu (inbound vs. outbound). Outbound potrebuje vyšší podiel BDR.
- AE : SE – komplexné riešenia 2:1 až 3:1; transakčné 5:1+. Nedostatok SE je časté hrdlo pri enterprise.
- Manager span – 6–8 priamych podriadených na kvalitný coaching. Pri vyššom spane klesá win-rate.
- AM/CSM – ak sa do kvóty počíta expansion/upsell, zohľadnite kapacitu portfólia (ARR na CSM, počet účtov na AM).
Príklad: Bottom-up kalkulácia pre kvartál
| Parameter | Hodnota | Poznámka |
|---|---|---|
| ACV (priemer) | €18 000 | Ročná hodnota kontraktu |
| Win-rate | 22 % | Closed Won / kvalifikované príležitosti |
| Opp. z meetingu (M→O) | 35 % | Kvalita discovery |
| Meetingy z kontaktu (K→M) | 6 % | Inbound mix 60 % |
| Kvóta na AE / Q | €270 000 | Plná produktivita |
| Ramp faktor portfólia | 0,82 | Mix seniorov a nováčikov |
| Efektívna kvóta / AE | €221 400 | 270k × 0,82 |
| Cieľ príjmu (nový) | €6 200 000 | Na kvartál |
| Potrebný AE HC | 28 | 6,2M / 221,4k ≈ 28 |
| Potrebná pipeline / AE | €1 227 000 | Kvóta / Win-rate = 270k / 0,22 |
| Potrebné opps / AE | 61 | (Kvóta/ACV)/Win = (270k/18k)/0,22 |
| Potrebné meetingy / AE | 175 | Opp / 0,35 |
| Meetingy / BDR / Q | 140 | Pri 2,2/deň |
| Potrebný BDR HC | 3–4 | Podiel inboundu skracuje potrebu |
Quota dizajn: realistická, diferencovaná a motivujúca
- Geo/segment differenciácia: kvóta reaguje na veľkosť trhu a historické ACV/win-rate (enterprise vs. mid-market).
- Seasonality: kvartály s historicky nižším dopytom môžu mať upravenú kvótu alebo spúšťacie prahy.
- Quota relief: jasné pravidlá pre posuny (produktové GA dátumy, zásahy vyššej moci), minimalizovať ad hoc výnimky.
- OTE a payout krivka: akcelerátory nad 100–120 % plnenia, ochrana spodku (ramps, garancie) len časovo limitovaná.
Pipeline coverage a „quality gates“
Nie je Pipeline ako pipeline. Zaveďte kvalitatívne brány (MEDDICC/BANT alebo vlastné kritériá) pre štádium „Qualified“. Pokrytie 4× ku kvóte je bezcenné, ak 60 % z toho nesplní základné kvalifikačné kritériá. Reporting rozdeľte na Gross Coverage a Qualified Coverage.
Vplyv marketingu a frekvenčné limity
- SLA MQL→SQL: reakčný čas, kvalifikácia, spätná väzba na kampane.
- Lead caps: max. počet nových príležitostí na AE týždenne (napr. 8–12), aby nedochádzalo k prepáleniu kvality follow-upu.
- Meeting hygiene: no-show politika, double-booking limity, percento kvalifikovaných meetingov ako KPI BDR.
Utilizácia času: activity model
| Aktivita AE | Podiel času | Poznámka |
|---|---|---|
| Customer-facing | 35–45 % | Discovery, demo, vyjednávanie |
| Pipeline mgmt | 15–20 % | Forecast, CRM hygiena |
| Interné koordinácie | 15–20 % | SE, Legal, Delivery |
| Admin / Reporting | 10–15 % | Automatizovať kde sa dá |
| Enablement | 10 % | Produkt, konkurencia, tréning |
Kapacitný plán musí reflektovať reálnu disponibilitu času. Zníženie neproduktívnych činností o 10 p.b. zvyčajne zvýši output viac než +1 ďalší AE.
Attrícia a backfill: skryté náklady kapacity
- Plánovaná attrícia: 15–25 % ročne v obchodných tímoch nie je neobvyklá. Modelujte mesačne (p = 1–2 %).
- Backfill lag: 30–90 dní hiring + ramp. Každý odchod = strata 1–2 kvartálov produkcie.
- Bench / talent pipeline: udržujte 10–20 % pre-screenovaných kandidátov, ktorí vedia nastúpiť do 30 dní.
Jednotková ekonómia: keď viac HC ≠ viac hodnoty
- CAC payback:
CAC = (Marketing + Sales OPEX) / Nové hrubé maržové príspevky; cieľový payback 12–24 mesiacov podľa fázy. - Sales efficiency:
New ARR / (Sales & Marketing OPEX). Sledujte trend po každom hire wave. - Paretovo pravidlo: ak 20 % AEs tvorí >60 % nového ARR, priorita je enablement a kvalita, nie ďalšie headcounty.
Governance a forecast rytmus
- Týždenný forecast: commit/best case/pipeline; var map (red flags), posuny a dôvody.
- Mesačný capacity review: rampa vs. plán, otvorené hiringy, pipeline kvalita, win-rate trend.
- Kvartálne plánovanie: úprava kvót, geo/segment resourcing, headcount valídovaný proti demand plánu marketingu.
Roly a RACI pre kapacitný plán
| Úloha | Responsible | Accountable | Consulted | Informed |
|---|---|---|---|---|
| Quota metodika | Sales Ops | VP Sales | Finance, RevOps | Sales Managers |
| Hiring plán | Talent Acquisition | VP Sales | HRBP, Enablement | FP&A |
| Pipeline cieľ | Demand Gen | CMO | Sales Ops | VP Sales |
| Forecast & coverage | Sales Managers | VP Sales | RevOps | ELT |
Najčastejšie chyby a prevencia
- Lineárne rozpočítanie kvóty bez ohľadu na segment → používať historické percentily a potenciál trhu.
- Ignorovanie ramp a attrície → modelovať mesačne, nie len v ročnom priemere.
- Pipeline „inflácia“ → zaviesť quality gates, audity štádií, MEDDICC disciplínu.
- Predčasné masívne hiringy → testovať s pilot pod-tímami; rozšírenie až po stabilizácii win-rate.
- Nezladenie s delivery/implementáciou → kapacita downstream funkcií je súčasťou obchodnej kapacity.
12-týždňová implementačná roadmapa
- Týždne 1–2: zber historík (win-rate, ACV, dĺžka cyklu), definícia quota metodiky, mapovanie ramp kriviek.
- Týždne 3–4: bottom-up model (leady→meet→opp→win), výpočet AE/BDR/SE HC, coverage scenáre (1,0× / 1,2× / 1,4×).
- Týždne 5–6: hiring plán (backfill + growth), enablement obsah, manažérsky span, pipeline SLA s marketingom.
- Týždne 7–8: rollout kvót a kompenzačnej krivky, nastavenie forecastu a quality gates.
- Týždne 9–10: prvý capacity review, úprava coverage, korekcie v demand pláne.
- Týždne 11–12: vyhodnotenie produktivity, PIP/coach plány, rozhodnutie o ďalšej hiring vlne.
Kontrolný zoznam pred uzamknutím plánu
- Model reflektuje rampu, attríciu a seasonality – mesačná granularita.
- Quota diferencovaná podľa geo/segmentu, naviazaná na historický percentil.
- Pipeline coverage reportuje Qualified vs. Gross.
- Marketing SLA a lead caps definované a podpísané oboma stranami.
- Manager span ≤ 8; coaching čas zahrnutý v utilizácii.
- Jednotková ekonómia (CAC payback, sales efficiency) ostáva v cieli po navýšení HC.
Kapacita je systém, nie tabuľka
Kapacitný plán nie je jednorazový XLS – je to živý systém, ktorý každý mesiac koriguje mix headcountu, kvóty a pipeline podľa reality trhu. Keď spojíte top-down ambície s bottom-up dôkazmi, disciplinou v kvalifikácii a jasným governance, dosiahnete nielen plán príjmov, ale aj predvídateľnosť, ktorá je pre vedenie a investorov najcennejšou devízou.
