Prečo merať „cost of vacancy“ a „cost-to-hire“ a ako súvisia so mzdami
Rozhodnutia o mzdách ovplyvňujú nielen výplatnú pásku, ale aj rýchlosť obsadenia pozícií, produktivitu a náklady na nábor. Cost of Vacancy (CoV) vyjadruje dennú/mesačnú stratu hodnoty z neobsadeného miesta. Cost-to-Hire (CtH) je úplný náklad na získanie nového zamestnanca. Správne zmerané a prepojené s mzdovou politikou umožnia optimalizovať ponuky, skrátiť time-to-fill a zlepšiť P&L.
Definície a rámec pojmov
- CoV – Cost of Vacancy: ekonomická strata za jednotku času z titulu neobsadenia FTE (pokles výnosu, oneskorenia, prestoje, nadčasy, externisti, kvalitatívne riziká).
- CtH – Cost-to-Hire: súčet externých (inzercia, agentúra, assessment, cestovanie) a interných nákladov (čas HR, manažérov, onboarding, vybavenie) na prijatie kandidáta.
- Time-to-Fill/Start: dni od schválenia požiadavky po nástup. Kľúčový multiplikátor CoV.
- Time-to-Productivity (TtP): čas do dosiahnutia cieľovej produktivity (napr. 80–100%), ktorý predlžuje obdobie „straty“ aj po nástupe.
Výpočet Cost of Vacancy: štruktúra a formuly
CoV odporúčame deliť na „tvrdé“ (účtovateľné) a „mäkké“ (oportunitné) komponenty, pričom rozhodnite, čo vstupuje do finančného modelu a čo reportujete len manažérsky.
| Komponent | Popis | Príklad formuly (mesačne) |
|---|---|---|
| Výnosová strata | Nedodaný objem vs. plán | (Plánovaný príspevok na krytie na FTE) × podiel práce, ktorú nemožno realokovať |
| Nadčasy | Príplatky existujúceho tímu | (Hodiny OT × sadzba) + príplatky (noc/sviatok) |
| Externisti | Dočasná výpomoc/kontraktori | Hodiny × (sadzba externista − interná plná sadzba) |
| Oneskorenia | Penále/strata SLA, churn | Penále + (pokles NPS × hodnota zákazníka) |
| Preťaženie a kvalita | Rework, reklamácie | Počet reklamácií × priemerný náklad na opravu |
Praktická „per-day“ formula CoV
Pre rýchle rozhodnutia zaveďte štandardizovaný výpočet na deň:
- CoV-day = (Príspevok na krytie / pracovné dni v mesiaci) × neobsaditeľný podiel práce + denný priemer OT/Externisti + denný priemer penalizácií.
- Pre podporné role bez priameho výnosu použite proxy: pomer FTE na jednotku výkonu (napr. ticket/objednávka) a náklady na backlog/oneskorenie.
Cost-to-Hire: úplná kalkulácia
| Kategória | Položky | Poznámky |
|---|---|---|
| Externé náklady | Inzercia, agentúrne fee, testy/assessment, cestovné/relokácia, právne služby | Agentúrne fee uvádzajte ako % z ročnej základnej mzdy alebo fix |
| Interné náklady | Čas HR, sourcerov, manažérov (interview), employer branding, ATS licencie | Prepočítať hodinovou internou sadzbou (mzda + odvody + overhead) |
| Onboarding | Školenia, shadowing, vybavenie, IT licencie | Čas mentorov × interná sadzba + jednorazové CAPEX/OPEX |
Vzťah k mzdám: elasticita time-to-fill na ponukovej mzde
Trh práce reaguje na výšku ponuky. Vyššia ponuková mzda (S) môže skrátiť time-to-fill (T). Ekonomická otázka znie: Oplatí sa pridať X € ročne, ak tým skrátime neobsadenosť o Y dní?
Hrubá breakeven rovnica: zvýšenie ročnej mzdy o ΔS sa oplatí, ak CoV-day × ΔT ≥ ΔS (zanedbajúc dlhodobé efekty). Pri dlhšom horizonte zohľadnite aj TtP a diskont.
Rozšírený model: TtP a produktivitná rampa
- Ramp-up krivka (napr. 50% → 75% → 90% produktivity v Q1–Q3) vytvára skrytý CoV po nástupe.
- Celková strata za rok = CoV počas vacancy + CoV počas ramp-upu − prínos skrátenia time-to-fill.
- Pre férové porovnanie variant A/B (nižšia vs. vyššia mzda) modelujte celý 12-mesačný cashflow.
Príklad rozhodovacej tabuľky (bez konkrétnych čísel)
| Parameter | Variant A: S = baseline | Variant B: S + ΔS | Rozdiel (B − A) |
|---|---|---|---|
| Time-to-Fill (dni) | T | T − ΔT | −ΔT |
| CoV počas vacancy | CoV-day × T | CoV-day × (T − ΔT) | −(CoV-day × ΔT) |
| CtH | CtHA | CtHB (môže klesnúť pri vyššej atraktivite) | ΔCtH |
| Ročná mzda | S | S + ΔS | +ΔS |
| CoV počas ramp-upu | Σ(1 − produktivitam) × príspevok/mesiac | možno nižší pri lepšom hire | ΔRamp |
| Čistý ročný dopad | −(CoV-day × ΔT) + ΔCtH + ΔS + ΔRamp (kladné = nevýhoda variantu B) | ||
Špecifiká podľa typu roly
- Predaj: CoV sa rovná stratenej marži z kvartálnej kvóty; zohľadnite sezónnosť a pipeline decay.
- Operatíva: tvrdé CoV cez OT a externistov; pozor na BOZP a kvalitu pri preťažení.
- Product/Engineering: CoV cez oneskorené releasy a kumulovaný „delay cost“ (time-to-value); ramp-up je dlhší.
- Backoffice: proxy cez SLA/backlog (počet ticketov × náklad na oneskorenie + chybovosť).
Napojenie na mzdové pásma a ponukovú politiku
- Pásma podľa percentilov trhu (min–mid–max) doplňte o „market flex“ pre ťažko obsaditeľné role (napr. +5–10% nad mid s podmienkou rýchleho nástupu).
- Geo-diferenciály a remote bandas definujte transparentne; rýchlejšie plnenie v niektorých lokalitách môže znížiť CoV.
- Sign-on vs. základ: jednorazový sign-on znižuje CoV bez trvalého zvýšenia S; vážte riziko retencie (vestovanie, clawback).
Employer branding a CtH
Investície do EB (kariérny web, komunity, referral program) síce zvyšujú CtH v krátkom čase, ale znižujú čas a riziko náborov. Sledujte CtH/fill rate a CoV ušetrené na jeden euro investície.
Referály, agentúry a mix kanálov
- Referral bonus: často lacnejší ako agentúrny fee a skracuje TTF; nastavte vesting (vyplata po 3–6 mesiacoch).
- Agentúry: vhodné pri kritických roliach s vysokým CoV-day; fee je ospravedlniteľné, ak skráti TTF.
- Priamy sourcing: znižuje CtH, ale môže predĺžiť TTF; porovnávajte celkový čistý dopad vs. CoV.
Governance a roly vo firme
- Finance: vlastní metodiku CoV, validuje príspevkovú maržu a penále.
- HR/TA: počíta CtH, sleduje TTF/TtP, spravuje kanálový mix a ponukové šablóny.
- Biznis líniové vedenie: potvrdzuje neobsaditeľný podiel práce a guardrails kvality.
- Komisia: rozhoduje o výnimkách v ponukách (nad pásmo) na základe CoV-day × očakávané skrátenie TTF.
Reporting a KPI dashboard
| Indikátor | Definícia | Cieľ/guardrail |
|---|---|---|
| CoV-day (€/deň) | Štandardizovaný podľa roly/levelu | Revízia kvartálne |
| Time-to-Fill (dni) | Schválenie req → akceptácia ponuky/nástup | Pásmo podľa roly |
| CtH (€/hire) | Externé + interné + onboarding | Benchmark vs. trh |
| TtP (dni) | Do 80–100% produktivity | Skraťovať tréningom/mentoringom |
| Offer Acceptance Rate | Akceptované ponuky / celkové ponuky | > 70–80% pre priority |
Checklist pre rýchle rozhodnutie pri otvorenej pozícii
- Máme spočítaný CoV-day pre túto rolu? (vrátane realokovateľného podielu práce)
- Aké ΔT reálne dosiahneme zvýšením ponuky o ΔS alebo sign-onom?
- Aký je čistý ročný dopad: −(CoV-day × ΔT) + ΔCtH + ΔS + ΔRamp?
- Existuje lacnejší spôsob skrátenia ΔT (agentúra, referral, dočasník) s nižším rizikom retencie?
- Neohrozí zvýšenie S internú rovnosť (pay compression)? Máme plán korekcií?
Časté chyby pri práci s CoV a CtH
- Ignorovanie ramp-upu – CoV končí nástupom len na papieri.
- Uniformné CoV-day pre všetky role – podhodnotíte kritické miesta.
- Nezapočítané interné náklady v CtH (čas manažérov, mentorov).
- „Mzda ako jediná páka“ – zanedbanie kanálového mixu a procesu (ATS, interview kruhy, talent pool).
- Pay compression po ad-hoc zvýšeniach ponúk bez následných vnútorných úprav.
Opatrenia na zníženie CoV bez trvalého rastu miezd
- Sign-on s vestingom a clawbackom namiesto trvalého navýšenia základu.
- Dočasné prealokácie a krížové zručnosti (cross-skilling) s bonusom za záskok.
- Streamlining procesu: menej kôl interview, deň „superday“, rozhodnutie do 48 h po finále.
- Talent pipeline: bench kandidáti pre opakované role, alumni/boomerang programy.
Napojenie na rozpočty a mzdové plány
V rozpočte plánujte vacancy rate (napr. 3–5%) a ramp-up faktor produktivity. Mzdové plány nech rátajú s market driftom a korekciami rovnosti po zvýšených ponukách na kritické role.
Zhrnutie: rozhodujte podľa celkovej ekonomiky, nie len podľa mzdy
- CoV kvantifikuje dennú stratu; CtH kvantifikuje cenu získania človeka.
- Mzdová politika (pásma, sign-on, geo faktory) je páka na time-to-fill a tým na CoV.
- Modelujte celoročný cashflow vrátane ramp-upu a porovnávajte varianty A/B.
- Chráňte vnútornú rovnosť a zároveň dynamicky pracujte s ponukovou atraktivitou tam, kde je CoV najvyšší.
