Archiv

Definice a role archivu v budově

Archiv je specializovaný prostor pro dlouhodobé uchovávání dokumentů, vzorků, datových médií či sbírek s řízenými podmínkami prostředí, bezpečností a evidencí. V domech a bytech jde často o spisovny či sklady dokumentů; v kancelářských a institucionálních objektech o profesionální archivy s regulovaným klimatem a přístupovým režimem. Cílem je zachovat čitelnost, integritu a autenticitu uložených položek po stanovené retenční doby, v ideálním případě bez časového omezení.

Typologie archivních prostorů

• Spisovna: provozní archiv pro živou agendu s kratší retenční dobou (měsíce až roky), blízko pracovišť.
• Stálý archiv: dlouhodobé uložení s přísnými klimatickými a bezpečnostními požadavky, omezený přístup.
• Specializované archivy: foto, film, magnetická a optická média, mapy a velkoformát, textil, knihovní fondy.
• Digitální archiv: serverovny a datové trezory s úložišti a procesy pro dlouhodobou digitální preservaci.
• Depozitář mimo objekt: externí sklad s pravidelnou logistics, často s vyšší únosností a hromadným regálovým systémem.

Prostorové a stavební požadavky

• Nosnost podlah: běžné archivní regály 7,5–12,0 kN/m²; kompaktní pojízdné systémy až 15 kN/m². Nutné statické posouzení a rovinnost podlahy.
• Dispozice: pravoúhlé modulace, minimální slepé kouty, průchozí šířky (≥ 1,2 m servisní, ≥ 0,9 m mezi řadami dle typu regálů), manipulační zóny pro vozíky.
• Obálka a vrstvy: parobrzdné řešení, tepelně stabilní konstrukce, minimalizace tepelných mostů, raději vnitřní trakt bez fasádních oken.
• Povrchy: nehořlavé, snadno čistitelné, nízkoemisní (VOC), antistatické podlahy v oblastech s médii citlivými na ESD.

Prostředí a mikroklima

Klíčové jsou stabilita a omezení výkyvů. Doporučené pásmo pro papírové fondy bývá 16–20 °C a 35–55 % relativní vlhkosti (RV), s denní fluktuací < ±2 °C a < ±5 % RV. Fotografie a film vyžadují nižší teploty (např. 8–14 °C) a přísnější RV (30–40 %). Proudění má být mírné, bez průvanu, aby nevysušovalo lokálně materiály. Světlo v depozitáři se minimalizuje (osvětlení pouze při přítomnosti, bez UV; trvalé denní světlo se nedoporučuje).

Vytápění, chlazení a větrání (HVAC)

• Zdroj tepla/chladu: preferovaná zařízení s přesnou regulací a možností odvlhčování/zvlhčování.
• Úprava vlhkosti: kombinace parních zvlhčovačů a adiabatických systémů s hygienickými opatřeními (prevence biofilmu).
• Filtrace vzduchu: jemné filtry (např. ePM1 50–70 %) a sorpční filtry proti NOx/SO₂ v městském prostředí.
• Provozní režimy: noční set-back pouze v rámci tolerancí; kontinuální provoz s řízením podle senzorů teploty/RV.

Osvětlení a denní světlo

• Umělé osvětlení: LED s nízkým flickerem, omezeným UV/IR; osvětlení jen při obsazení (senzory přítomnosti, časové zpoždění).
• Intenzita: v depozitáři 100–200 lx pro obsluhu; pro prohlížecí stoly 300–500 lx, lokální světla s omezenou expozicí.
• Denní světlo: pokud nelze eliminovat, použít neprůsvitné zastiňovací vrstvy a UV filtry.

Bezpečnost a požárně-bezpečnostní řešení

• Protipožární dělení: archiv jako samostatný požární úsek, EI konstrukce, těsné prostupy, požární uzávěry.
• Detekce: velmi časná detekce kouře (např. nasávací systémy), akustické i vizuální signalling.
• Hašení: inertní plyny (např. argon, dusík, směsi) nebo jemná vodní mlha dle citlivosti fondu; standardní sprinklery pouze po posouzení rizik.
• Evakuace a ochrana fondů: evakuační plány, požární přikrývky na bodová ložiska, tréninky personálu.

Fyzická bezpečnost a řízení přístupu

• Zóny: recepce – badatelna – přípravna – depozitář; kontrolované průchody, turnikety či chytré zámky.
• Monitoring: CCTV ve vstupních bodech, ne v citlivých zónách s osobními údaji; auditní logy přístupů.
• Inventarizace: RFID/čárové kódy, pravidelné revize, signalizace neoprávněného odnosu.

Regálové a úložné systémy

• Pevné regály: jednoduché, stabilní, pro menší fondy; vhodné pro členění podle agend.
• Pojízdné (kompaktní) regály: maximalizují kapacitu (úspora uliček), vyžadují rovinné podlahy a kolejnice; bezpečnostní senzory proti sevření.
• Specializované příslušenství: zásuvkové skříně na mapy/plány, boxy na mikrofiše, šatony pro film.
• Materiály: práškově lakovaná ocel s nízkými emisemi, bez kyselinotvorných příměsí; police s perforací pro proudění.

Obalové materiály a konzervace

• Krabice a desky: bezkyselé (pH 7–8,5), lignin-free, s alkalickou rezervou (CaCO₃); mechanicky stabilní.
• Interleaving: archivační papíry, netkané textilie; oddělení fotografií a křehkých materiálů.
• Konzervace: suché čištění, odkyselování, stabilizace kovových spon; evidence zásahů a reverzibilita metod.

Digitální archivace a dlouhodobá preservace

• Formáty: preferovat otevřené a dlouhodobé (PDF/A, TIFF, WAV, XML); pro video mezzanine kodeky a fixní kontejner.
• Redundance: pravidlo 3–2–1 (tři kopie, dvě média, jedna mimo lokalitu); geografická diverzita.
• Integrita: kontrolní součty (fixity), pravidelné revalidace, WORM úložiště pro nezměnitelnost.
• Metadata: popisná (Dublin Core), technická (PREMIS), administrativní; automatizovaná extrakce při ingestu.
• Migrace: plán formátových migrací a obnovy nosičů (LTO pásky, SSD/HDD refresh cykly).

Procesy: příjem, evidence, vyhledávání

1. Příjem (ingest): kontrola kompletnosti, stav fondu, dekontaminace (prach, plísně), základní čištění.
2. Katalogizace: jednoznačný identifikátor, klasifikace, umístění (regál/polica/box), vazba na retenční plán.
3. Badatelský servis: výpůjční protokoly, limitace manipulace, dočasné čítárny s dohledem.

Rizika, monitoring a havarijní připravenost

• Vlhkost a voda: detektory úniku, vyvýšené police (min. 10 cm), oddělené odpadní svody mimo depozitář.
• Biologická rizika: filtrace a regulace RV, karanténní místnost, bezpečné postupy likvidace plísní.
• Škůdci: integrovaný management (IPM) – lepové pasti, monitoring, čistota, bez potravin.
• Senzory a BMS: kontinuální záznam teploty/RV/CO₂/TVOC, alarmy na odchylky, audit trail zásahů.
• Havarijní plán: kontakty, prioritní seznamy pro evakuaci fondů, sady na sušení a stabilizaci dokumentů, smlouvy s restaurátory.

Právo, soulad a retenční politika

• Retenční plány: definují, jak dlouho se dokumenty uchovávají a kdy se skartují nebo předají do trvalého archivu.
• Osobní údaje: pravidla přístupu, pseudonymizace, bezpečnostní incidenty; evidence přístupů a audit.
• Autenticita: postupy pro zaručenou konverzi, časová razítka, elektronické pečetě, logování změn.

Ergonomie a provoz

• Manipulace: vozíky s měkkými koly, rampy ≤ 10 %, výtahy s nosností pro kompaktní regály a palety.
• Pracoviště: přípravna s výškou stolů 900–1000 mm, antireflexní osvětlení, lokální odsávání prachu při čištění.
• Čistota: bez koberců, pravidelné HEPA vysávání, vstupní čistící zóny.

Energetika a udržitelnost

• Stabilita vs. spotřeba: optimalizace HVAC (úzké pásmo, ale pomalé rampy), rekuperace tepla a vlhkosti.
• Materiály: nízké emise, recyklovatelná ocel regálů, dlouhá životnost komponent.
• Provozní data: metering, KPI (hodiny mimo pásmo, počet alarmů), prediktivní údržba driverů a zvlhčovačů.

Modelový výpočet kapacity a zatížení

Pro archivní místnost 12 × 8 m s dvěma servisními uličkami šířky 1,2 m a pěti dvojřadými pojízdnými bloky (hloubka police 400 mm, výška využitelná 2,1 m, šest polic na sloupec) vychází čistá skladovací délka přibližně 240–260 m polic. Při průměrné plošné hmotnosti papírových fondů 80–100 kg/m polic se lokální liniové zatížení dostává na 8–10 kN/běh. m; nutná koordinace se statikem a výrobcem regálů.

Kontrolní a zkušební plán (KZP)

• Kalibrace senzorů teploty/RV (min. 1× ročně), test alarmů a datové zálohy.
• Čtvrtletní kontrola těsnosti prostupů a požárních uzávěrů, roční tlakové zkoušky plynného hašení (bez vypuštění média).
• Revize elektro, nouzového osvětlení a únikových cest; test funkce přístupového systému a logů.
• Inventarizační cyklus a audit přístupů k citlivým fondům.

Časté chyby a prevence

• Umístění archivu u obvodové fasády s okny → teplotní výkyvy a UV expozice.
• Poddimenzovaná nosnost podlah pro kompaktní regály → deformace, poruchy kolejnic.
• Chybějící řízení vlhkosti → kroucení desek, plísně, slepování listů.
• Trvalé osvětlení bez senzorů → zbytečná expozice a zahřívání.
• Nepřehledná evidence → ztráty dokumentů, neschopnost doložit autenticitu.

Závěr

Dobře navržený a provozovaný archiv je kombinací stavební stability, regulovaného klimatu, promyšlené bezpečnosti, kvalitních úložných systémů a disciplinovaných procesů. Právě souhra těchto prvků zajišťuje, že informace a artefakty zůstanou zachovány po stanovenou dobu i déle, a budou přitom dostupné, dohledatelné a chráněné proti rizikům fyzického i digitálního světa.