Výber HR agentúry

Výber personalistu alebo agentúry: ciele, kontext a čo znamená „dobrá“ spolupráca

Externý náborový partner môže zásadne zrýchliť obsadzovanie pozícií, zlepšiť kvalitu prijatí a znížiť riziká chýb v procese. „Dobrá“ spolupráca nevzniká náhodou – opiera sa o jasne definované KPI (Key Performance Indicators) a SLA (Service Level Agreement), ktoré spájajú obchodné ciele, skúsenosť kandidátov, požiadavky hiring manažérov a súlad s pravidlami organizácie. Tento článok ponúka praktický rámec, podľa ktorého si vyberiete partnera a nastavíte merateľnú, transparentnú a udržateľnú kooperáciu.

Modely spolupráce a kedy sa hodia

• Contingent (success fee): platíte až pri nástupe kandidáta. Vhodné pre štandardné roly, väčšiu konkurenciu dodávateľov a rýchly sourcing. Potrebné jasné pravidlá „candidate ownership“ a exkluzívne okná.
• Retained (exekutívny/špecializovaný search): záloha + priebežné platby za exkluzívny, hlboko výskumný prístup. Pre ťažko obsaditeľné alebo kľúčové roly, kde je dôležité mapovanie trhu a diskrétnosť.
• RPO (Recruitment Process Outsourcing): partner preberá časť alebo celý náborový proces; platby podľa FTE, SLA a objemu. Vhodné pri škálovaní náboru, sezónnych vlnách alebo transformácii TA funkcie.
• MSP/VMS pre dočasníkov: riadenie viacerých dodávateľov a transparentnosť nákladov na kontraktorov. Hodí sa pri vysokom podiele externistov.

Kritériá výberu partnera: hodnotiaca mriežka

• Doménová špecializácia: dokázané úspechy v danom segmente, referencie, „time-to-competence“ v odbore.
• Kapacita a pokrytie trhu: veľkosť tímu, pomer recruiterov na aktívne roly, jazykové/geografické pokrytie.
• Metodika a nástroje: integrácie na ATS, reporting, zdroje kandidátov (priame oslovenie, komunitné zdroje, talent pooly).
• Kvalita kandidátnej skúsenosti: štandardy komunikácie, feedback SLA, candidate NPS, etika a brand reprezentácia.
• Compliance a bezpečnosť: GDPR, práce s citlivými dátami, off-limits politika, referenčné overenia.
• Ekonomika: poplatková štruktúra, náhradné plnenia (clawback), garancie, transparentnosť marží pri RPO/MSP.

Definícia KPI: čo naozaj riadi hodnotu

• Time-to-Shortlist (TTS): priemerný čas od „intake“ po prvý kvalifikovaný shortlist (napr. 5 kandidátov). Priamy driver rýchlosti pipeline.
• Time-to-Offer (TTO) a Time-to-Fill (TTF): od štartu po ponuku a po nástup. Vždy definujte, od ktorého dátumu sa počíta (po schválení headcountu či po intake).
• Submittals-per-Hire: počet predstavených kandidátov na 1 prijatie; optimalizuje kvalitu pre-screeningu.
• Interview-to-Offer Ratio: koľko pohovorov vedie k ponuke; zrkadlí kvalitu matchingu a jasnosť profilu.
• Offer Acceptance Rate (OAR): podiel akceptovaných ponúk; sledujte spolu s reasons for decline.
• Qualita náboru (proxy): 90/180-dňové retenčné miery, „quality-of-hire“ (hodnotenie výkonu po 6–12 mesiacoch), hiring manager satisfaction.
• Diversity slate %: podiel rôznorodých kandidátnych listín (primerané k trhu a legislatíve).
• Candidate Experience / NPS: bodovanie po procese, cieľové prahy a komentáre.
• Cost-per-Hire (CPH): agentúrne poplatky, inzercia, nástroje, čas interného tímu; jasná metodika výpočtu.

SLA parametre: jasné očakávania na oboch stranách

• Intake meeting: do 3 pracovných dní od zadania roly; definovaný profil, „must/should/nice“, komunikačné šablóny, EVP a „selling points“.
• Prvý shortlist: napr. do 7 dní; počet a kvalitatívne kritériá (alignment skóre, poznámky k rizikám).
• Feedback loop: reakcia hiring manažéra na shortlist do 48 hodín; reakcia agentúry na pripomienky do 24 hodín.
• Komunikácia s kandidátmi: potvrdenie prijatia CV do 24 hodín, status update min. každých 7 dní, feedback po pohovore do 48–72 hodín.
• Reporting: týždenný funnel report, mesačný sumár KPI, kvartálny QBR s odporúčaniami.
• Escalation path: menný zoznam kontaktov a doby odozvy pri blokéroch (kompenzácia SLA kreditmi).
• Replacement/Clawback: napr. 3/6/12-mesačne klesajúce percentá refundu alebo bezplatná náhrada pri odchode z definovaných dôvodov.

Vzorce a metodiky: aby boli čísla porovnateľné

• TTF = Dátum nástupu – Dátum schválenia roly (alebo intake); uvedte presnú definíciu v zmluve.
• CPH = (Agentúrne poplatky + recruitment nástroje + inzercia + interný čas × interná sadzba) / počet nástupov.
• Quality-of-Hire = vážený index z 3–4 metrík (skóre výkonu, prežitie 12m, hiring manager satisfaction, ramp-up time).

Candidate experience a employer branding v KPI/SLA

• Štandardizované správy kandidátom a tón komunikácie v súlade s hodnotami značky.
• Transparentný status v pravidelných intervaloch, aj keď sa nič nemení.
• Nástroje na zber NPS a povinné odôvodnenie zamietnutia pre poučenie agentúry.

Compliance, etika a ochrana dát

• GDPR: právne základy spracúvania, doba uchovania životopisov, práva dotknutých osôb, bezpečnostné opatrenia a zmluvy o spracúvaní dát.
• Off-limits a konflikty záujmov: zoznam klientov/odvetví, z ktorých agentúra neoslovuje zamestnancov; povinné oznámenie konfliktov.
• Overenia a referencie: definované kroky, kedy a ako prebiehajú, kto znáša náklady a aký je právny rámec.

Poplatky, garancie a ekonomika kontraktu

• Percento z OTE/ročnej mzdy pri success fee; jasné, či zahŕňa variabilku, sign-on, relokáciu.
• Retained fee: typická štruktúra 1/3 pri štarte, 1/3 po shortlist, 1/3 po uzavretí; možnosť konverzie na success pri neúspechu.
• RPO/MSP: FTE rate, SLA kredity, bonusy za nadvýkon (napr. skrátenie TTF, zlepšenie OAR) a malusy za podvýkon.
• Clawback/replacement: zostupné percentá (napr. 100 % do 3 mesiacov, 50 % do 6 mesiacov, 25 % do 9 mesiacov) alebo jedna bezplatná náhrada.
• Platobné podmienky: 30 dní po nástupe, fakturácia po akceptácii ponuky, alebo míľniky pri retained.

Proces spolupráce: od „intake“ po nástup

1. Intake workshop s hiring manažérom: profil, trh, priorita, EVP, konkurencia a „no-go“ kritériá.
2. Kick-off s agentúrou: harmonogram, zodpovednosti (RACI), reporting a komunikačné kanály.
3. Prvý shortlist a kalibrácia: rýchla spätná väzba, úprava profilu, zdieľanie príkladov.
4. Funnel riadenie: koordinácia pohovorov, hodnotiace kritériá a rýchle rozhodovanie.
5. Ponuka a uzavretie: koordinácia kompenzácie, predchádzanie kontraofertám, prednástupová starostlivosť.
6. Onboarding handshake: prenesenie informácií do HR a tímu, prvý deň a 30/90-dňové checkpointy.

Governance a zodpovednosti: kto čo riadi

• Hiring manažér: rozhoduje o prioritách, dáva rýchlu a kvalitatívnu spätnú väzbu, zúčastňuje sa intake a kalibrácií.
• TA/HR: vlastní proces, KPI a SLA, vedie reporting, kontroluje compliance a skúsenosť kandidátov.
• Procurement/Legal: rámcové zmluvy, poplatky, garancie, ochrana dát, auditovateľnosť.
• Agentúra/personalista: sourcing, pre-screening, správa pipeline, komunikácia a poradenstvo k trhu.

Reporting a QBR: ako využiť dáta na zlepšenie

• Týždenný report: počet oslovení, reakcií, kvalifikácií, pohovorov, ponúk; TTS/TTO na živých roliach.
• Mesačný sumár: trend KPI, dôvody zamietnutí a odmietnutí, odporúčania na úpravu profilu alebo kompenzácií.
• QBR (Quarterly Business Review): strategické témy – trhové insighty, konkurencia o talent, benchmarking miezd, pipeline pre kritické roly.

Riziká a mitigácie v spolupráci

• Preťaženie dodávateľa: limity na počet simultánnych rolí na recruitera; rotácia alebo posilnenie tímu.
• Nízka kvalita shortlistu: povinná kalibrácia, „gate“ metriky (submittals-per-hire), školenie agentúrnych recruiterov.
• Pomalé rozhodovanie: SLA pre feedback, eskalácia po 72 hodinách, rozhodovacie okná.
• Kontraoferty a drop-off: predbežná kvalifikácia motivácie, komunikačný plán medzi ponukou a nástupom.

Checklist pre výber agentúry a nastavenie spolupráce

• Má partner relevantné referencie a case studies v danom segmente?
• Je jasne popísaná metodika, nástroje a spôsob reportingu?
• Sú definované KPI a SLA s presnými definíciami metrík a vzorcov?
• Máme nastavené clawback/replacement a pravidlá candidate ownership?
• Je dohodnutý escalation path, zodpovednosti a periodicita QBR?
• Je vyriešený compliance/GDPR rámec a zmluvy o spracúvaní dát?

Príklady KPI/SLA balíkov podľa typu roly

• Technické roly: TTS 10 dní, TTF 45–60, interview-to-offer ≤ 4:1, submittals-per-hire 5–7, OAR ≥ 70 %.
• Sales roly: TTS 7 dní, TTF 40–55, kvalifikácia doménovej skúsenosti, referencie na výsledky, OAR ≥ 60 %.
• Exekutívny search: TTS 15–20 dní, TTF 90–120, miera prijatia ponúk ≥ 50 %, povinný talent mapping a „longlist narrative“.

Clauses, ktoré si strážiť v zmluve

• Candidate ownership: dĺžka exkluzívneho okna (napr. 6–12 mesiacov), kolízie pri viacerých agentúrach.
• Non-solicit: zákaz aktívneho oslovovania vašich ľudí partnerom po definovaný čas.
• Priority of efforts: minimálny podiel seniorného času pri kľúčových roliach, náhradníci pri dovolenke/PN.
• Service credits: kredity alebo zľavy pri porušení SLA; spôsob uplatnenia a strop.

Implementácia: od pilotu k škálovaniu

1. Pilot 60–90 dní na 3–5 rolách s jasným experimentálnym KPI setom.
2. Retrospektíva: vyhodnotenie metrík, dôvodov odchýlok, úpravy profilu a procesu.
3. Rollout: rámcová zmluva, katalóg služieb, onboarding ďalších hiring manažérov, školenie.
4. Neustále zlepšovanie: A/B testy job popisov, kanálov, kompenzačných rámcov.

Zhrnutie: merateľná spolupráca = rýchlejšie nábory a lepšia kvalita prijatí

Výber náborového partnera stojí na dôkazoch, nie na deklaráciách. Definujte jasné KPI a SLA, zjednoťte vzorce, nastavte governance a pravidelný QBR. Ekonomiku kontraktu previažte na výkonnosť, candidate experience a kvalitu prijatí. Tak získate partnerstvo, ktoré zrýchľuje hiring, znižuje riziká a posilňuje vašu značku zamestnávateľa.