Účel a očakávané výstupy 90-minútového SWOT workshopu
Cieľom je v krátkom čase zosúladiť tím na kľúčových silných stránkach (S), slabých stránkach (W), príležitostiach (O) a hrozbách (T) a skončiť s prioritizovaným zoznamom tém a prvotnými návrhmi strategických ťahov. Po 90 minútach by ste mali mať:
- jednostránkový záznam SWOT (S, W, O, T) v konsolidovanej podobe,
- top 3–5 priorít naprieč kvadrantmi,
- náčrt 2–3 stratégii typu SO/WO/ST/WT s vlastníkmi a prvým krokom,
- zoznam otvorených bodov a rizík pre následné overenie dátami.
Účastníci, roly a zodpovednosti
- Facilitátor (1): riadi čas, neutrálne vedie diskusiu, presmerúva na fakty, sumarizuje.
- Owner/organizátor (1): stanoví cieľ, kontext a rozhoduje pri patovej situácii.
- Reportér (1): píše záznam, premieta priebežné zhrnutia.
- Účastníci (6–12): prinášajú vstupy, hlasujú, potvrdzujú znenia.
- Pozorovateľ/Expert (voliteľné): dopĺňa dáta (financie, trh, zákazník).
Potrebné podklady a pomôcky
- Aktuálne dáta: výkon (KPI), spätná väzba zákazníkov, trhové trendy, pipeline, incidenty.
- Vizualizačný priestor: tabuľa (fyzická/online), šablóna SWOT, časovač, lepiace lístky alebo ekvivalent.
- Nástroje na hlasovanie: bodové hlasovanie (dot-voting) – lepiace bodky alebo online reakcie.
Pravidlá moderovania (nastavenie hry)
- Fakty pred dojmami: tvrdenie = dátum + zdroj + dopad. Bez zdroja → osobný názor.
- Jeden hlas, jeden mikrofón: žiadne skákanie do reči.
- Bez obhajoby status quo: zameranie na budúci dopad, nie minulé zásluhy.
- Timeboxy sú záväzné: facilitátor môže ukončiť odbočky.
- Konštruktívny konflikt: nesúhlas na úrovni myšlienok, nie ľudí.
90-minútová agenda, detailný scenár a časovanie
| Čas | Blok | Cieľ | Metóda | Výstup |
|---|---|---|---|---|
| 0–5 min | Otvorenie & cieľ | Zarámcovať problém a očakávania | Brief organizátora | Definovaný zámer a úspech |
| 5–10 min | Pravidlá & bezpečný priestor | Nastaviť normy | Check-in (kolo jednou vetou) | Akceptované pravidlá |
| 10–15 min | Rýchly refresh SWOT | Spoločné chápanie pojmov | Vizualizácia príkladov | Krátky príklad na tabuli |
| 15–30 min | Generovanie S | Identifikovať silné stránky | Tichý brainstorming → zhlukovanie | Top 5–7 S |
| 30–45 min | Generovanie W | Vymenovať slabé stránky bez stigmy | Tichý brainstorming → zhlukovanie | Top 5–7 W |
| 45–60 min | Generovanie O & T | Externé príležitosti/hrozby | SCAMPER otázky, PESTLE nápoveda | Top 5–7 O a 5–7 T |
| 60–70 min | Prioritizácia | Vybrať najdôležitejšie témy | Dot-voting (3 body/osoba) | Top 3–5 naprieč SWOT |
| 70–85 min | Strategické párovanie | Prepojiť kvadranty do ťahov | Matica SO/WO/ST/WT v dvojiciach | 2–3 koncepty stratégií |
| 85–90 min | Uzavretie | Dohodnúť ďalšie kroky | ROAM zoznam + vlastník + prvý krok | Jasný plán „kto-čo-dokedy“ |
Podrobný moderátorský scenár (minúta po minúte)
0–10 min: Otvorenie, pravidlá, check-in
- Script: „Dnes chceme získať jasný obraz o našich S/W/O/T a z nich odvodiť 2–3 ťahy na najbližších 90 dní. Prosím o fakty a stručnosť.“
- Check-in otázka: „Aký výsledok by z tohto stretnutia bol pre vás úspechom?“ (1 veta/osoba)
- Vizualizácia pravidiel na rohu tabule; počas workshopu sa na ne odvolávajte.
10–30 min: S – silné stránky
- 5 min tichý brainstorming: každý 5–7 lístkov, forma „Sme dobrí v ___, čo prináša ___.“
- 5 min zhlukovanie: facilitátor číta, pýta sa na zdroj a dôkaz (KPI, NPS, príklady).
- 5 min pomenovanie zhlukov: krátke „labely“ (max 3 slová), odstránenie duplicít.
- 5 min rýchle overenie reality: „Kde to vieme preukázať dátami?“
30–45 min: W – slabé stránky
- 5 min anonymne (ak je možné) – vytiahne viac kritických bodov.
- 10 min zhlukovanie + reframing: „Čo by muselo byť pravda, aby toto už nebola slabina?“
- 5 min doplnenie dopadu: „Aký má táto slabina náklad/stratu príležitosti?“
45–60 min: O a T – externé faktory
Facilitátor pripomenie rámec PESTLE (Political, Economic, Social, Technological, Legal, Environmental) a prácu so zákazníkom.
- 5 min ticho na O: „Aké vonkajšie zmeny vieme využiť do 12 mesiacov?“
- 5 min ticho na T: „Čo nás môže zaskočiť alebo erodovať výnos?“
- 5 min zhlukovanie a pomenovanie O/T, doplnenie trendov a pravdepodobnosti.
60–70 min: Prioritizácia naprieč kvadrantmi
- Dot-voting: 3 body/osoba, max 2 body na jednu tému.
- Pravidlo „SMART 5 %“: vyberáme len to, čo reálne posunie výsledok o ~5 % v horizonte 1–2 kvartálov.
70–85 min: Strategické párovanie a mini-plány
- Rozdeľte účastníkov do dvojíc: každá má 1 prioritu a tvorí 1 návrh ťahu v logike:
| Typ ťahu | Šablóna formulácie | Príklad |
|---|---|---|
| SO | „Využijeme S na kapitalizáciu O tým, že ___.“ | „Využijeme silný brand na vstup do partnerstiev s telco (O) cez co-marketing.“ |
| WO | „Zmierníme W vďaka O tým, že ___.“ | „Zlepšíme onboarding (W) pomocou grantov na digitalizáciu (O).“ |
| ST | „Ochráni nás S pred T tak, že ___.“ | „Silná infra (S) → multi-cloud pre odolnosť voči regulácii (T).“ |
| WT | „Minimalizujeme W a dopad T krokom ___.“ | „Diera v compliance (W) + pripravovaná norma (T) → externý audit do Q1.“ |
Každý ťah doplňte: vlastník, prvý krok do 2 týždňov, metrika výsledku, riziká.
Techniky, ktoré urýchlia konsenzus
- „Tichý kolotoč“: namiesto plenárnej debaty účastníci rotujú a dopisujú k zhlukom.
- „Dôkazný filter“: ku každému bodu prilepiť ikonu „F“ (fakt) alebo „N“ (názor).
- „1–2–4-All“: individuálne → dvojice → štvorice → plenárne; zmenšuje dominanciu hlasných.
- „Kill your darlings“: pri preplnení kvadrantu vyžadujte odstránenie 20 % najslabších tvrdení.
Moderátorské otázky podľa kvadrantov
- S: „Kde sme objektívne nad priemerom odvetvia? Čím to vieme doložiť?“
- W: „Čo by konkurent označil ako našu achilovku? Aký má dopad na zákazníka?“
- O: „Aká zmena v technológiách/regulácii by nám mohla pomôcť rásť rýchlejšie?“
- T: „Ktoré dva externé faktory majú najvyššiu pravdepodobnosť a dopad do 12 mesiacov?“
Tipy pre on-site vs. online/hybrid
- On-site: stojte pri tabuli, používajte veľké písmo, priebežne preskupujte lístky.
- Online: zabezpečte nástroj s anonymným vkladom, používajte časovač na obrazovke, častejšie sumarizujte (každých 10 min).
- Hybrid: poverte „digitálneho facilitátora“, ktorý sleduje chat a rovnaké možnosti pre vzdialených (hlasovanie, reakcie).
Riziká a ako im predísť
- Skreslenie HiPPO (názor najvyššie postaveného): začnite tichým brainstormingom a anonymným hlasovaním.
- Analytická paralýza: ohraničte čas aj počet bodov na kvadrant (max 7), presuňte detaily do follow-up.
- Prelievanie do „strategickej porady“: pripomeňte cieľ – identifikácia a prioritizácia, nie konečný plán.
- Vágnosť formulácií: vyžadujte šablónu „fakt → dôkaz → dopad“.
Ako zapisovať výstupy (štandard zápisu)
- Formát položky: názov (3 slová) – dôkaz (zdroj, dátum) – dopad (metrika).
- Verzie: označte súbor „SWOT_YYYY-MM-DD_v1“ a počas stretnutia pracujte na živom dokumente.
- Rozlišujte „Záznam“ vs. „Hypotézu“: hypotézy označte „H:“ a uveďte spôsob overenia.
Follow-up do 72 hodín (post-workshop)
- Rozposlať záznam (PDF/odkaz) + fotografie tabule/boardu.
- Potvrdiť top priority a ťahy (SO/WO/ST/WT) s vlastníkmi a termínmi.
- Nastaviť meranie: vstupné hodnoty metrík a cieľové stavy.
- Naplánovať 30-min checkpoint o 3–4 týždne.
Metodické prílohy a šablóny
A) Rýchla šablóna jedného slide-u
- S: 1–3 body
- W: 1–3 body
- O: 1–3 body
- T: 1–3 body
- Top priority: 3 body (naprieč)
- Ťahy: SO/WO/ST/WT – 2–3 položky s vlastníkom a prvým krokom
B) ROAM tabuľka rizík pre ťahy
| Riziko | Kategória | Vlastník | Aktuálny stav | Mitigácia/termín |
|---|---|---|---|---|
| Nedostatok zdrojov | Resource | XY | Open | Prealokácia, 31.10. |
| Nejasné požiadavky | Assumption | AB | Owned | Workshop so zákazníkom, 24.10. |
| Závislosť na tretej strane | Mitigation | CD | Mitigated | Backup dodávateľ, 15.11. |
C) Kontrolný zoznam pre facilitátora
- ✅ Agenda a timeboxy pripravené, časovač viditeľný.
- ✅ Šablóny (SWOT, matica ťahov) zdieľané vopred.
- ✅ Dáta a zdroje overené, linky po ruke.
- ✅ Pravidlá a anonymné kanály pripravené.
- ✅ Nástroj na hlasovanie otestovaný.
Varianty pre rôzne kontexty (B2B, produkt, interný tím)
- B2B predaj: dôraz na O/T z pohľadu segmentov, pipeline a konkurenčných reakcií.
- Produktový tím: S/W viažte na UX metriky, kvalitu kódu a rýchlosť releasov.
- Interné služby: zamerajte W na SLA, procesné bottlenecky a medziútvarové rozhrania.
Metriky úspechu workshopu
- Do 7 dní: schválené 2–3 ťahy so sprint-ready prvými krokmi.
- Do 30 dní: aspoň 1 ťah v realizácii, report o stave rizík.
- Do 90 dní: merateľný posun v zvolenej metrike (napr. +X % vo výnose, -Y % v TTR, +Z v NPS).
Zhrnutie
Dobrá facilitácia 90-min SWOT workshopu stojí na prísnych timeboxoch, práci s dôkazmi a vytesaní mála, ale zásadných priorít. Kľúčom je prepojenie kvadrantov do realizovateľných ťahov s vlastníkmi, rizikami a metrikami. Takto z workshopu odídete nielen s nástenkou nápadov, ale s praktickým plánom, ktorý hýbe ukazovateľmi.
