Náležitosti faktúry

Definície a rozdiely: faktúra, pokladničný doklad, e-faktúra

Faktúra je daňový a účtovný doklad o dodaní tovaru/služby alebo prijatí platby. Jej účelom je preukázať vznik pohľadávky a splniť povinné náležitosti pre účely DPH a účtovníctva.

Pokladničný doklad (bloček) je výstup z registračnej (on-line) pokladnice potvrdzujúci prijatie hotovosti alebo platbu kartou pri maloobchodnom predaji. V určitých prípadoch môže slúžiť ako zjednodušená faktúra, ak spĺňa zákonné podmienky.

Elektronická faktúra (e-faktúra) je faktúra vystavená a prijatá v elektronickej forme. Môže mať podobu PDF, ale aj štruktúrovaného formátu (napr. UBL podľa EN 16931). Pri e-faktúre je kľúčové zabezpečiť autenticitu pôvodu, integritu obsahu a čitateľnosť počas celej doby archivácie.

Povinné náležitosti účtovnej a daňovej faktúry

Obsahové prvky vychádzajú zo zákona o DPH a účtovných predpisov. V praxi kontrolujte aspoň nasledujúce polia:

• Identifikácia dodávateľa: obchodné meno/názov, sídlo/adresa, IČO, DIČ, IČ DPH (ak je platiteľ).
• Identifikácia odberateľa: obchodné meno/názov, adresa/sídlo; IČ DPH pri transakciách v režime DPH.
• Číslo faktúry: jedinečné, z vnútorne kontrolovanej číselnej rady.
• Dátumy: dátum vystavenia; dátum dodania (zdaniteľného plnenia); pri zálohe dátum prijatia platby.
• Popis plnenia: názov tovaru/služby, množstvo, jednotka, jednotková cena bez DPH, zľavy.
• Základ dane a sadzba DPH: členenie podľa sadzieb; výška DPH v mene faktúry; informácia o oslobodení/režime prenesenia, ak sa uplatní.
• Celková suma: spolu bez DPH, DPH, spolu s DPH; mena; pri cudzej mene aj použitý kurz a referenčný deň.
• Platebné údaje: IBAN, BIC (ak treba), variabilný symbol, splatnosť, zmluvné podmienky.
• Špeciálne režimy: napr. „prenesenie daňovej povinnosti“, „oslobodené od dane“, „trojstranný obchod“, „OSS/IOSS“ – vrátane odkazu na príslušné ustanovenie.

Zjednodušená faktúra a pokladničný doklad

Zjednodušená faktúra je doklad, ktorý neobsahuje všetky náležitosti bežnej faktúry, ale zákon ho za faktúru uznáva v stanovených prípadoch (napr. maloobchodné predaje do určitých limitov alebo špecifické transakcie). V takom prípade môže pokladničný doklad nahradiť faktúru, ak obsahuje minimálne:

• identifikáciu dodávateľa (názov/adresa, IČ DPH, prípadne DIČ),
• dátum vystavenia a jednoznačné číslo dokladu,
• popis tovaru/služby, množstvo alebo jednoznačnú identifikáciu plnenia,
• celkovú cenu s DPH a informáciu o uplatnenej sadzbe alebo rozpis základu a DPH,
• pri platiteľoch DPH aj rozlíšenie sadzieb (základ a daň za jednotlivé sadzby).

Ak pokladničný doklad tieto prvky nemá, príjemca si z neho spravidla nemôže uplatniť odpočet DPH. Pri vyšších sumách alebo B2B vzťahoch preto žiadajte riadnu faktúru.

Dobropis (opravná faktúra) a ťarchopis

Pri zmene základu dane po dodaní sa vystavuje:

• Dobropis – zníženie ceny (vratka, reklamácia, bonus). Musí odkazovať na pôvodnú faktúru, uviesť dôvod a opravený základ dane/DPH.
• Ťarchopis – zvýšenie ceny (dofakturácia, zmena rozsahu plnenia). Rovnako s odkazom na pôvodnú faktúru a novým základom dane/DPH.

Účtovne a daňovo je dôležité časové zaradenie opravy podľa pravidiel DPH (okamih vzniku dôvodu na opravu) a preukázateľné prepojenie na pôvodnú transakciu.

Zálohová (preddavková) faktúra vs. daňový doklad k platbe

Preddavková faktúra sama osebe nie je daňovým dokladom pre DPH. Daňový moment pri platiteľoch vzniká prijatím platby – dodávateľ vystaví daňový doklad k prijatej platbe s náležitosťami DPH. Po dodaní tovaru/služby vystaví riadnu faktúru so zúčtovaním preddavkov.

Medzinárodné aspekty: jazyk, mena, identifikácia

• Mena: je možné fakturovať v cudzej mene; pre účely DPH a účtovníctva sa používa zákonom určený kurz (napr. kurz ECB k dňu vzniku daňovej povinnosti) – uveďte ho na faktúre alebo v internom doklade.
• Jazyk: faktúru možno vystaviť v cudzom jazyku; pri kontrole musíte zabezpečiť čitateľnosť a prípadný preklad.
• Identifikácia odberateľa v EÚ: pri dodaní do iného štátu EÚ si overte IČ DPH odberateľa (VIES). Pri dodaní bez DPH uveďte zákonný dôvod.

Náležitosti e-faktúry: autenticita, integrita, čitateľnosť

Základné pravidlo e-faktúr v EÚ: povolené sú akékoľvek technické prostriedky, ktoré zabezpečia, že dokážete preukázať pôvod faktúry, jej nezmenenosť a čitateľnosť po celú dobu archivácie. Praktické spôsoby:

• Elektronický podpis/pečať – kvalifikovaná pečať/podpis znižuje spochybniteľnosť pôvodu a integrity.
• EDI/PEPPOL – výmena v uzavretom systéme s kontrolovanými identitami účastníkov.
• Kontrolné mechanizmy – vnútorné procesy a auditná stopa (objednávka → dodací list → faktúra → úhrada).
• Štruktúrované údaje – formáty kompatibilné s EN 16931 (napr. UBL) uľahčujú automatizáciu a validáciu.

Archivácia a dôkazná hodnota

• Doba uchovávania: účtovné doklady sa archivujú podľa účtovných predpisov; doklady relevantné pre DPH sa uchovávajú počas zákonom stanovenej lehoty (spravidla dlhé roky). Overte si vnútroštátne lehoty pre účtovné a daňové účely.
• Forma: papierové faktúry možno digitalizovať; pri e-faktúrach zachovajte originálny súbor/formát. Kľúčom je nemennosť a dostupnosť pri kontrole.
• Metadáta: uchovávajte aj sprievodné metadáta (časové pečiatky, protokoly z EDI/PEPPOL, logy o prijatí), aby bola zachovaná auditná stopa.

Pokladničný doklad – povinné polia a prax

Štandardný maloobchodný doklad obsahuje najmä:

• údaje o prevádzke a predajcovi (názov, adresa, IČO, DIČ/IČ DPH),
• dátum a čas transakcie, poradové číslo dokladu,
• popis tovaru/služby, množstvo a cena,
• celková suma vrátane rozpisu DPH podľa sadzieb (ak je predajca platiteľ),
• identifikátory pokladnice/prevádzky podľa použitého systému (on-line napojenie),
• spôsob úhrady (hotovosť/karta).

Ak má pokladničný doklad slúžiť na uplatnenie odpočtu DPH alebo ako zjednodušená faktúra, skontrolujte, že obsahuje všetky potrebné údaje (najmä rozpis DPH a identifikáciu dodávateľa).

Najčastejšie chyby vo fakturácii

• Chýbajúci dátum dodania alebo zdaniteľného plnenia.
• Nesprávne IČ DPH partnera alebo chýbajúci dôvod oslobodenia.
• Nevhodné číslovanie (duplicity, skoky bez evidencie).
• Nepresný opis plnenia (ťažko preukázateľná identifikácia tovaru/služby).
• Odlišnosť mien bez kurzu pre účely účtovníctva a DPH.
• Neúplný dobropis/ťarchopis – bez väzby na pôvodnú faktúru.

Kontrolný zoznam pre vystavenie faktúry

• Jedinečné číslo faktúry z kontrolovanej rady.
• Správne identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa.
• Dátum vystavenia a dátum dodania/zdaniteľného plnenia.
• Presný opis plnenia, množstvo, jednotková cena, zľavy.
• Základ dane, sadzba a suma DPH, členenie podľa sadzieb.
• Celková suma, mena, kurz (ak treba).
• Platebné podmienky: splatnosť, IBAN/BIC, variabilný symbol.
• Označenie špeciálneho režimu (prenesenie, oslobodenie, OSS/IOSS) s odkazom na právny základ.

Checklist pre e-faktúry v organizácii

• Formát: dohodnutý štandard (PDF + XML/UBL) a validačné pravidlá.
• Autenticita a integrita: podpis/pečať, EDI alebo procesná auditná stopa.
• Dodanie: preukázateľný kanál (e-mail s potvrdením, EDI, PEPPOL).
• Archivácia: dĺžka, úložisko, zálohy, prístupnosť, imigračné plány pri zmene systému.
• GDPR: minimalizácia osobných údajov a právny základ ich spracúvania.

Pokročilé témy: self-billing, fakturácia podľa míľnikov, retenčné mechanizmy

• Self-billing: odberateľ vystavuje faktúru v mene dodávateľa na základe dohody. Musí byť písomne upravený proces a akceptácia dodávateľom.
• Míľniková fakturácia: pri projektoch – faktúry viazané na potvrdené etapy; precízne definujte podklady (odovzdávacie protokoly) a termíny.
• Retenčné mechanizmy: zadržiavanie časti ceny až do splnenia podmienok; účtovne a daňovo riešte v súlade so zmluvou a skutočným dodaním.

Tabuľka: rýchle porovnanie typov dokladov

Praktické odporúčania pre podnikateľov

• Používajte kontrolované číselné rady a automatické validačné pravidlá (povinné polia).
• Pred B2B transakciou si overte IČ DPH partnera a režim DPH (domáce/EÚ/tretie krajiny).
• Pri retail predaji nastavte pokladnicu tak, aby doklad spĺňal zjednodušenú faktúru (rozpis DPH, identifikácia).
• Pri e-fakturácii preferujte štruktúrované dáta (UBL/EN 16931) a spoľahlivý kanál (napr. sieť PEPPOL).
• Definujte archivačnú politiku: lehoty, formáty, zálohy, prístupové práva a test obnovy.
• Školte tím na dobropisy/ťarchopisy – správny dôvod, odkaz na pôvodný doklad, načasovanie.

Zhrnutie

Správna fakturácia stojí na kompletných náležitostiach, jasnej identifikácii strán a správnom časovaní daňových momentov. Pokladničný doklad môže nahradiť faktúru len v zákonom určených situáciách a pri splnení minimálnych údajov. Pri e-faktúrach dbajte na autenticitu, integritu a čitateľnosť, ideálne s podporou štruktúrovaných formátov a spoľahlivých komunikačných kanálov. Dôsledná archivácia a auditná stopa znižujú riziko sporov a sankcií a zároveň urýchľujú uzávierky aj daňové priznania.