Medzinárodné presuny

Interné presuny medzi krajinami: prečo sú špecifické a čo všetko pokrývať

Interné presuny (assignmenty, druhotné pridelenia, „intra-company transfers“) sú kľúčovým nástrojom pre rozvoj talentov, šírenie firemného know-how a rýchlu výstavbu tímov na nových trhoch. Zároveň však otvárajú súbor povinností v oblasti imigračného práva, daní, sociálneho zabezpečenia, BOZP, pracovného práva, miezd a reportingu. Tento článok poskytuje prehľadový, prakticky orientovaný rámec, ktorý pomôže HR, právu, financiám a vedúcim pracovníkom plánovať presuny bez rizikových prekvapení.

Typické scenáre presunov a ich dôsledky

• Krátka pracovná cesta (business trip) – dočasné stretnutia, workshopy, audity bez produktívnej práce pre miestnu entitu. Riziko: prekročenie rozsahu „obchodných aktivít“, potreba víza/registrácie.
• Krátkodobé pridelenie – produktívna práca do niekoľkých mesiacov. Potreba pracovného povolenia, lokálnych oznamovacích povinností a často aj shadow payroll.
• Dlhodobé vyslanie/assignment – presun na 6–36 mesiacov a viac, často so sprievodnými benefitmi (housing, schooling). Riešia sa imigračné statusy, daňová rezidencia, sociálne poistenie a školské/rodinné otázky.
• Remote z inej krajiny – dohodnutý výkon práce prevažne z cudzieho štátu bez fyzickej prevádzky zamestnávateľa. Zvyšuje sa riziko permanent establishment (PE) a lokálnych mzdových povinností.

Imigračný rámec: víza a pracovné povolenia (prehľad)

• EÚ/EHP/Švajčiarsko – pre občanov často voľný pohyb, no niekoľko krajín vyžaduje oznámenia vyslania a evidenčné povinnosti (Posted Workers smernice). Pre občanov tretích krajín existujú špecifické povolenia (napr. ICT povolenie, modrá karta).
• USA – typicky L-1A/L-1B pre intra-company transfer; v iných prípadoch H-1B alebo E-2 (pri splnení podmienok). Prísna evidencia kvalifikácie, vzťahu medzi entitami a pracovnej náplne.
• UK – po Brexite režim Global Business Mobility: Senior or Specialist Worker pre interné presuny; sponzorstvá a body-based hodnotenie.
• Ďalšie jurisdikcie – často existujú analógie ICT povolení alebo kvótové režimy; pozornosť venujte požiadavkám na legalizáciu dokumentov, test trhu práce a minimálne mzdy pre cudzincov.

Poznámka: Schengenské/krátkodobé víza neoprávňujú na produktívnu prácu, ak právny poriadok vyžaduje pracovné povolenie. Zámer „čo presne bude zamestnanec robiť“ je v imigračnom posúdení rozhodujúci.

Oznamy vyslania a pracovnoprávny súlad

• Posted Workers – v EÚ treba pred príchodom často nahlásiť vyslanie, určiť lokálneho zástupcu, dodržať jadro pracovných podmienok hostiteľskej krajiny (napr. minimálna mzda, pracovný čas, BOZP, dovolenka, príplatky).
• Lokálne pracovné právo – aj pri zmluve podľa „domácej“ legislatívy môžu byť v hostiteľskej krajine kogentné minima, ktoré musíte rešpektovať.
• BOZP a kvalifikácie – bezpečnostné školenia, lekárske prehliadky, uznanie kvalifikácií/certifikátov, prípadne testy jazykových/odborných zručností.

Daň z príjmov fyzických osôb: rezidencia a zdaniteľnosť

• Daňová rezidencia – určuje sa podľa strediska životných záujmov, dĺžky pobytu (často hranica 183 dní), bytovej situácie a väzieb. Osoba môže byť potenciálne rezidentom viacerých štátov; zmluvy o zamedzení dvojitého zdanenia (DTT) potom aplikujú „tie-breaker“ kritériá.
• Zdanenie príjmov – odmena za prácu sa spravidla zdaňuje v štáte výkonu práce. Výnimky sa viažu na 183 dní a ďalšie podmienky (zamestnávateľ nesmie mať PE v hostiteľskej krajine a odmena nesmie byť hradená hostiteľskou entitou). Samotných 183 dní často nestačí – posudzuje sa kombinácia podmienok.
• Benefity a naturálie – bývanie, školné, cestovné, relocation a „cost-of-living allowance“ môžu byť zdaniteľné; rozhoduje lokálny zákon a DTT.
• Hypotetická daň a daňový gross-up – pri riadených assignmentoch sa používa „tax equalization“ (zamestnanec platí hypotetickú daň podľa domovskej krajiny a firma dorovnáva rozdiely).

Sociálne zabezpečenie a zdravotné poistenie

• EÚ koordinácia – nariadenia o koordinácii systémov (napr. 883/2004, 987/2009) umožňujú vyslanie so zachovaním domáceho poistenia (doklad A1) na obmedzený čas. Pri dlhších presunoch alebo viacštátnej činnosti sa pravidlá líšia.
• Bilaterálne dohody – mimo EÚ sledujte totalizačné zmluvy (Social Security Totalization Agreements), inak hrozí dvojité poistenie.
• Zdravotná starostlivosť – komerčné poistenie/medevac, rozdiely v krytí, rodinní príslušníci; v niektorých krajinách povinné lokálne zdravotné poistenie.

Daňové a právne povinnosti zamestnávateľa v hostiteľskej krajine

• Registrácia na daň zo závislej činnosti a zriadenie shadow payroll (lokálne zrážky len „naoko“ pre účely reportingu).
• Riziko permanent establishment (PE) – výkon kľúčových činností (uzatváranie kontraktov, rozhodovanie), dlhší pobyt manažérov, projektové staveniská a sklady môžu vytvoriť firemnú daňovú prítomnosť v krajine a viesť k povinnosti platiť daň z príjmov právnických osôb.
• Transferové oceňovanie – pre intra-skupinové služby dbať na arm’s length ceny a dokumentáciu; hostiteľ môže požadovať lokálne master/local file.

Mzdové nastavenie a účtovné toky

• Host payroll vs. home payroll – mzda môže byť vyplácaná doma, hostiteľovi sa prenášajú náklady (recharge). Pri shadow payroll sa vykazuje lokálna daň bez reálneho transferu.
• Príplatky a príslušenstvá – náklady na bývanie, mobilitu, hardship allowance, COLA; jasne definujte zdanenie a oprávnenosť.
• Preddavky a zúčtovanie – jednotné formuláre, termíny a kurzy; evidujte „tax equalization“ a gross-upy v účtovníctve.

Rozhodovací strom: potrebujem vízum, povolenie, registráciu?

1. Aká je národnosť zamestnanca? (EÚ vs. tretia krajina)
2. Čo presne bude robiť? (obchodné stretnutia vs. produktívna práca)
3. Na ako dlho a v akej periodicite? (súvislé dni, rotácie, kumulácia dní v kalendárnom/posledných 12 mesiacoch)
4. Kto je ekonomický zamestnávateľ? (kto riadi a nesie náklad; vplyv na 183-dňové pravidlo)
5. Existuje lokálne oznamovanie vyslania? (posted workers, registrácia pobytu)
6. Je potrebná lokálna daňová/mzdová registrácia? (shadow payroll, preddavky)
7. Kde bude sociálne poistenie? (A1/totalizácia, lokálne povinnosti)

Politika interných presunov: čo má obsahovať

• Typológia presunov – business trip, krátkodobé pridelenie, long-term assignment, lokalizácia, remote abroad.
• Schvaľovanie – HR/Legal/Tax/BU lead; definované SLA a „no-go“ podmienky (napr. riziko PE, sankčné krajiny).
• Balík benefitov – housing, relocation, schooling, tax services, medzinárodné zdravotné poistenie, repatriácia.
• Daňová a mzdová metodika – tax equalization, hypotetická daň, gross-up, kurzy, reporting.
• Compliance – imigračné povolenia, posted workers, A1/totalizácia, BOZP a povinné školenia.
• Rodina a závislé osoby – víza, právo na prácu partnera, školy, podpora integrácie.

Checklist pred presunom (T-30 až T-0 dní)

• Mapovanie činností a dĺžky pobytu; kvalifikácia „business vs. productive“.
• Imigračné posúdenie a výber statusu (vízum/povolenie), časová rezerva na biometriku a pozvania.
• Posted workers oznámenie, lokálne registrácie, menovanie zástupcu, BOZP/lekárske prehliadky.
• Daňové posúdenie (DTT, 183 dní, ekonomický zamestnávateľ), rozhodnutie o shadow payroll.
• Sociálne poistenie (A1/totalizácia), zdravotné krytie, prípadné lokálne povinné poistenia.
• Assignment letter/politika benefitov, ubytovanie, školné, relocation partner.
• Data & security: pracovné zariadenia, šifrovanie, exportné obmedzenia, prístup k systémom.

Riadenie počas presunu

• Monitoring odpracovaných dní v hostiteľskej krajine (kumulácia), zmeny pracovnej náplne.
• Priebežná kontrola PE rizika (vyjednávanie kontraktov, podpisové práva, projektové miľníky).
• Mesačné mzdové/daňové zúčtovanie, náhrady nákladov, evidencia benefitov.
• Priebežné BOZP a povinné školenia, zdravotné prehliadky podľa lokálneho režimu.

Repatriácia a ukončenie assignmentu

• Ukončenie víz/povolení, odhlášky, zrušenie registrácií a zástupcov.
• Uzavretie shadow payroll a daňové priznania v oboch krajinách (podľa potreby), vysporiadanie gross-up.
• Vyúčtovanie benefi tov (housing, škola), preprava vecí, exit BOZP a odovzdanie majetku.
• HR spätná väzba a plán reintegrácie do kariérneho rámca.

Najčastejšie riziká a „red flags“

• „Krátka návšteva“ s produktívnou prácou – bez povolenia, bez posted workers hlásenia.
• Kumulácia dní bez monitoringu – nechcené prekročenie 183 dní a vznik rezidencie.
• Ekonomický zamestnávateľ v hostiteľskej krajine – neplatí výnimka v DTT, nutná lokálna mzdová registrácia.
• PE riziko – lokálne uzatváranie zmlúv, kľúčové rozhodovanie, dlhodobý stavebný projekt.
• Nejasné benefity – neskôr zdanené spätne, penále a úroky.
• Rodinné víza – partner bez práva pracovať, školské povolenia a čakacie lehoty.

Matica zodpovedností (RACI) pre interné presuny

Komunikácia so zamestnancom: povinné body

• Presný opis statusu (víza/povolenie), termíny a zodpovednosti pri biometrike.
• Daňová rezidencia, možné dvojité priznania, povinnosť poskytnúť údaje a dokumenty včas.
• Poistenia (sociálne, zdravotné, komerčné) a pokrytie rodiny.
• Benefity, zdanenie, tax equalization, nárok na preplatenie nákladov.
• BOZP, lokálna kultúra, compliance (anti-korupcia, sankcie, exportné obmedzenia).

Minimalistická dokumentová výbava (must-have)

• Assignment Letter – rola, miesto, dĺžka, mzdový rámec, benefity, daňový režim.
• Imigračný balík – pozvanie/sponzorstvo, doklady o vzťahu entít, kvalifikácie.
• Tax & Payroll memo – DTT posúdenie, 183 dní, ekonomický zamestnávateľ, shadow payroll.
• Social Security/A1 alebo totalizácia – rozhodnutie, doklady, platnosti.
• Posted Workers filing – potvrdenie, kontaktná osoba, pracovné podmienky.
• HSE/Medical – potvrdenia, školenia, rizikové práce.

Praktické príklady (modelové situácie)

• Developer z SR do DE na 7 mesiacov – ICT/arbeitsvisum podľa národnosti; posted workers oznámenie; A1 na dobu vyslania; shadow payroll v DE; sledovanie 183 dní a ekonomického zamestnávateľa (kto riadi prácu).
• Manažér do USA na 2 roky – L-1A (vzťah entít, manažérske povinnosti); SSN a lokálny payroll; školné pre deti a zdravotné poistenie; PE riziko nízke, ak nevykonáva obchodné uzatváranie v mene US entity mimo rámca.
• Remote 12 mesiacov z Portugalska – „digital nomad“ vízum podľa podmienok; lokálne mzdové/daňové povinnosti môžu vzniknúť; DTT a PE posúdenie podľa činností; A1 zvyčajne nie pri dlhom remote bez vyslania.

Koordinácia predchádza nákladom

Interné presuny sú efektívne, ak sú plánované multidisciplinárne: imigračné pravidlá, daňová rezidencia, sociálne zabezpečenie, mzdový a právny súlad, BOZP a rodinné otázky. Najväčším zdrojom rizika sú „nevinne“ začaté presuny bez mapovania činností a bez monitoringu dní. Zavedením jasnej politiky, checklistov a jednotnej zodpovednosti naprieč HR–Tax–Legal–Payroll sa dá dosiahnuť rýchly presun talentu s predvídateľnými nákladmi a bez sankcií.

Upozornenie

Uvedené informácie sú prehľadové a môžu sa líšiť podľa konkrétnej krajiny, štátnej príslušnosti a situácie. Pri každom presune je vhodná konzultácia s imigračným a daňovým poradcom a preverenie aktuálnych lokálnych požiadaviek.