Low-cost komunitné eventy

Prečo „expert hotseat“ a pre koho je vhodný

Formát expert hotseat je komunitné podujatie, v ktorom jeden hosť – odborník – „naživo“ rieši konkrétny problém publika. Účastník položí challenge, expert dopýta potrebné informácie, navrhne postup a účastníci moderovane doplnia skúsenosti. Je to low-cost spôsob, ako vytvárať vysokú hodnotu, organicky získavať dopyt, obsah a referencie bez nutnosti veľkej produkcie.

• Pre koho: B2B služby, agentúry, freelanceri, SaaS, lokálne komunity (marketing, produkt, HR, data, SEO).
• Hlavné prínosy: dôveryhodnosť cez „live“ expertízu, kvalifikované leady z problémov reálnych firiem, obsah na ďalšiu distribúciu, posilnenie brandu organizátora a partnerov.

Definícia formátu: čo presne je „hotseat“

• 1 expert + 1 „case owner“ + komunita: 20–30 min na jednu horúcu stoličku (case), 2–3 casy na akciu.
• Moderácia: udržuje rytmus (brief → diagnostika → návrh → spätná väzba → záväzok).
• Public coaching, nie prednáška: žiadne slidedecky, dôraz na dialóg a praktické odporúčania.
• Jemné pravidlá: bezpečný priestor, nepýtať si „tajné čísla“, rešpekt NDA.

Business ciele: čo má event plniť (a ako to zmerať)

• Demand gen: počet kvalifikovaných follow-upov (booknuté konzultácie, demo).
• Community health: počet nových členov, aktivita (Q&A, príspevky), NPS eventu.
• Content engine: počet klipov, článkov a citátov vyťažených z jedného večera.
• Partner value: lead list pre partnera, mention share, linky a pokrytie.

Štruktúra 90-minútového „expert hotseat“

1. 00:00–00:10 – Otvorenie: pravidlá, agenda, icebreaker (1 veta: „čo dnes hľadám“).
2. 00:10–00:15 – Výber a rýchly brief prvého casu (formulár vopred + 60 s rekapitulácia).
3. 00:15–00:30 – Diagnostika experta (5–7 otázok) + vizuálny whiteboard (Miro/Flipchart).
4. 00:30–00:40 – Návrh riešenia: 3–5 krokov, timeframe, KPI, riziká, minimálny experiment.
5. 00:40–00:45 – Moderované doplnenie z publika (max 3 vstupy × 60 s).
6. 00:45–00:50 – Zhrnutie a záväzok „owner-a“ (čo spraví za 7 dní).
7. 00:50–01:20 – Druhý/treti cas rovnakým tempom.
8. 01:20–01:30 – Záverečný „open mic“: 1 min tip od každého + call-to-action.

Low-cost produkcia: čo naozaj potrebujete

• Priestor: cowork/komunitná miestnosť alebo online miestnosť (Meet/Zoom). Kapacita 20–40 ľudí.
• Technika: USB mikrofón (kondenzátor), 2 stojany, lacné LED svetlo, mobil na vertical video.
• Vizualizácia: flipchart + fixy alebo Miro board; šablóny „diagnostika → plán → KPI“.
• Registrácia: Google Form + jednoduchá landing s Eventbrite/Tito (free tier).

Role a zodpovednosti

Výber tém a case-ov: kvalita nad kvantitou

• Kritériá: konkrétny problém, merateľný cieľ, otvorenosť zdieľať dáta, prenositeľnosť pre ostatných.
• Príklady: „Ako spustiť referral v B2B bez provízie“, „Zero-click KPI v lokálnom SERPe“, „90-dňový SEO quick-win plán“.
• „No-go“: čisté hiring výzvy, pitch prezentácie, NDA témy bez možnosti generalizácie.

Scenár rozhovoru: 7 kľúčových otázok na diagnostiku

1. Aký cieľ je „done“ za 90 dní? (číselne)
2. Aké aktivity už prebehli a s akým výsledkom?
3. Kto rozhoduje a kto vykonáva? (kapacita, skill)
4. Aké obmedzenia: rozpočet, compliance, dáta, čas?
5. Aké kanály majú najväčší „traction“ dnes?
6. Čo je „must-not-fail“ metrika a prečo?
7. Aké sú 2 najväčšie riziká a fallback plán?

Pravidlá bezpečného priestoru a etika

• Chatham House Rule light: insights áno, citlivé čísla nie.
• Žiadny „public shaming“: kritika len na úrovni procesu, nie osoby.
• Súhlasy s nahrávaním: checkbox pri registrácii + verbálne potvrdenie pred hotseatom.

Marketing a distribúcia: ako získať plnú miestnosť bez rozpočtu

• Partnerstvá: cowork, profesijné skupiny, študentské inkubátory; výmena za mention a link.
• „Problem-first“ promo: komunikujte 3 konkrétne problémy, ktoré sa budú riešiť – nie mená rečníkov.
• Osobné pozvánky: 20 kľúčovým ľuďom pošlite personalizovaný DM s benefitom účasti.
• Content teasery: 30 s ukážky z predchádzajúceho hotseatu (vertical video s titulkami).

Obsahová ťažba: čo vytvoriť z jedného večera

• 3–5 krátkych klipov (tip, chyba, rámec) pre sociálne siete.
• Textové „case notes“ so štruktúrou problém → postup → KPI → riziká.
• Newsletter recap s odkazom na formulár „chcem byť ďalší hotseat“.
• SEO článok na tému, ktorá najviac rezonovala (vlastné dáta z diskusie).

Meranie efektu: KPI tabuľka

Rozpočet a monetizácia (ilustratívny low-cost)

• Náklady: prenájom 0–100 €, voda/káva 30–60 €, svetlo/mikrofón jednorazovo 150–250 €.
• Príjmy: partner (100–300 € za mention a co-branding), symbolické vstupné (5–10 € na „commitment“), upsell konzultácií.
• Break-even: pri 30 účastníkoch × 5 € + partner 150 € pokryjete variabilné náklady a získate obsah.

Operatívny checklist: pred, počas, po

• Pred: potvrdiť expertov a casy, spustiť registráciu, pripraviť šablóny otázok, nastaviť nahrávanie a formulár spätného kontaktu.
• Počas: time-boxing, tri kolá vstupov z publika, live anketa (Slido/Forms), podpis súhlasu so zverejnením klipov.
• Po: do 24 h poslať summary a odkazy, do 72 h publikovať prvé klipy, do 7 dní naplánovať follow-up cally s „case owners“.

Šablóny: copy, ktoré šetria čas

Pozvánka (DM): „Ahoj [Meno], v stredu robíme 90-min hotseat o [téma]. Žiadne slidedecky, len riešenie reálnych problémov. Máme 2 voľné miesta v publiku a 1 hotseat slot. Zoberieš si 1 konkrétny nápad na najbližších 7 dní. Záujem? Link: [URL].“

Brief pre case ownera: „Za 60 s popíš cieľ na 90 dní, čo si skúšal, aktuálne KPI a obmedzenia. Súhlasíš s nahrávaním? Čo nesmie ísť do klipov?“

Run-of-show karta pre moderátora: „Zastav doplňujúce otázky po 7 min, vyžiadaj 3 konkrétne kroky, zavri záväzkom majiteľa casu a termínom kontroly.“

Hybrid/online verzia: ako nestratiť energiu

• Breakout logika: po diagnostike 5 min malé skupiny, ktoré pripravia 1 odporúčanie a postnú ho do chatu.
• „Raise hand“ protokol: max 60 s na vstup; moderátor prideľuje slovo.
• Vizualizácia: spoločný Miro board s pripravenými rámcami (kanály, KPI, riziká).

Právo, súkromie, reputácia

• Súhlas so spracovaním obrazu a zvuku: explicitný checkbox + možnosť „off-camera“ zóny.
• Anonimizácia: pred publikovaním klipov vystrihnúť názvy firiem/citlivé čísla, ak to case owner žiada.
• Kódex správania: krátky dokument (1 strana) proti diskriminácii a komerčnému spamu.

Najčastejšie riziká a ako im predísť

• „Pitch fest“ namiesto pomoci: vopred nastavené pravidlo: žiadne sales vstupy bez otázky.
• Dominantný hlas: time-box a „parking lot“ na dlhé debaty.
• Prázdny pipeline tém: priebežný formulár „chcem byť hotseat“ + malý benefit (kredit na konzultáciu).
• Nízka kvalita záznamu: radšej čistý zvuk bez videa, než zlé video – zvuk predáva obsah.

Inclusivity a prístupnosť

• Bez bariér: priestor s bezbariérovým vstupom alebo online možnosť.
• Titulky: auto-captions v online nástroji, záznam s titulkami pre social.
• Rotácia hlasov: „first-time speaker“ sloty, priorita pre nových ľudí.

Roadmapa 30–60–90 dní

• 30 dní: spustiť registráciu, potvrdiť experta, vybrať 3 casy, dohodnúť partnera.
• 60 dní: vydať 2–3 klipy z prvého eventu, naplniť pipeline case-ov, zmerať KPI a upraviť formát.
• 90 dní: zaviesť pravidelnosť (mesačný rytmus), referral program pre hostí (priviesť nového „case ownera“).

Minimalistický toolkit (zadarmo alebo lacno)

• Registrácia: Google Forms + Sheets.
• Komunikácia: MailerLite free / Substack.
• Board: Miro free / FigJam.
• Nahrávanie: Zoom/Meet + mobil vertikálne, CapCut/Davinci na klipy.
• Organizácia: Notion kanban (témy, hostia, klipy, KPI).

Zhrnutie: prečo sa „hotseat“ oplatí

Formát expert hotseat je kapitálovo nenáročný, no obsahovo silný engine: spája komunitu, rieši reálne problémy a generuje dôveru aj obsah. S jasnými pravidlami, dobrým moderovaním a disciplínou v meraní sa z neho stane udržateľný kanál rastu – pre značku, partnerov aj účastníkov. Začnite minimalisticky, iterujte podľa dát a udržujte jadro: konkrétny problém → pragmatická diagnostika → 3 kroky na 7–30 dní → verejný záväzok.